۴ مدل اثربخشی تیم و کاربرد آن در سازمان

اقتصاد دانش‌بنیان، سازمان‌ها و محیط‌های کاری پیچیده امروز بیش از هر زمان دیگری به تیم‌های با کارایی بالا و به نوعی اثربخشی تیم وابسته‌اند. تیم‌های مؤثر نه تنها وظایف را با سرعت و کیفیت بالاتر انجام می‌دهند، بلکه یادگیری سازمانی را تقویت می‌کنند، انگیزه اعضا را حفظ می‌کنند و امکان نوآوری را فراهم می‌سازند. به یاد داشته باشیذ که تیم شما ارزشمندترین دارایی شما است، اما برای رسیدن به نتایج باکیفیت کافی نیست که چند نفر را کنار هم جمع کنیم؛ باید اعضا مهارت‌ها، ویژگی‌ها و خصوصیاتی ضروری برای موفقیت تیم را دارا باشند و در عین حال بتوانند با یکدیگر به خوبی همکاری کنند.

ساختن تیمی با عملکرد بالا و بهره‌وری نمونه، از طریق استفاده از هم‌افزایی بین اعضا، مسیر مطمئنی برای دستیابی به اهداف سازمانی است. در این مقاله از ایران پرفورمنس، به بررسی چهار مدل جامع و عملی برای افزایش اثربخشی تیم می‌پردازیم. هر مدل با توضیح مختصر، اصول کلیدی، گام‌های اجرایی، مثال‌های کاربردی و شاخص‌های ارزیابی همراه است تا بتوانید آن را در سازمان یا تیم خود پیاده‌سازی کنید. 

مدل‌های اثربخشی تیم از هکمن تا FSNP تاکمن

در محیط‌های کاری امروزی، اثربخشی تیم به عنوان قلب پویایی سازمانی مطرح می‌شود. در ادامه، به طور مفصل و با رویکرد کاربردی، چهار مدل مشهور و مهم را بررسی می‌کنیم: مدل هِکمن، مدل لافاستو و لارسون، مدل کتزنباخ و اسمیت، و همچنین مدل FSNP تاکمن. هر بخش شامل اصول کلیدی، مراحل اجرایی، نمونه‌های عملی و شاخص‌های ارزیابی است تا بتوانید این مدل‌ها را در تیم‌های خود پیاده‌سازی کنید.

۱) مدل هکمن 

اصل بنیادی

ریچارد هکمن بر این باور است که اثر بخشی تیم با عملکرد بالا از سه سرمایه‌گذاری کلیدی برخوردارند: ساختار تیمی با محدوده وظیفه و منابع مشخص انگیزه درونی اعضا و داشتن هدف واضح، فرصت‌های بازخورد معتبر و اطلاعات ضروری برای بهبود عملکرد. این سه عامل به هم پیوسته‌اند و با تقویت هر یک، زمینه را برای یادگیری مستمر، هماهنگی بهتر، ارتباط موثر در تیم و دستیابی به نتایج باکیفیت فراهم می‌کنند. همچنین هکمن در مدل خود شرایط افزایش احتمال اثربخشی تیم را ارائه می‌کند. او باور داشت تیم ها زمانی موفق خواهند بود که شرایط خاصی توسط رهبران فراهم شود و به اعضا اجازه خود کنترلی داشته باشند.

گام‌های اجرایی

• تعیین هدف و دامنه پروژه با مشارکت همه اعضا.
• طراحی نقش‌ها و مسئولیت‌ها به صورت روشن و قابل اندازه‌گیری.
• ایجاد فرآیندهای بازخورد منظم و امن برای یادگیری تیمی.
• فراهم‌سازی منابع و فضا برای کار مستقل در تیم.
• پایش مداوم خروجی‌ها و بهبود مستمر.

نمونه عملی

به عنوان مثالی از مدل اثربخشی تیم همکن، تیمی را در نظر بگیرید که روی یک محصول نرم‌افزاری کار می‌کند، با هدفی روشن، دامنه کار مشخص و بازخوردهای دوره‌ای از مشتریان. اعضای این تیم به سرعت اقدام‌های دقیق و بهینه را اجرامی‌کنند. وضوح هدف و وجود هدف گذاری موثر و همچنین و مشخص بودن وظایف اعضا، به تیم کمک می‌کند تا اولویت‌ها را درست تشخیص دهد؛ استقلال تصمیم‌گیری به اعضا آزادی می‌دهد تا با اعتماد به نفس تصمیم‌های لازم را بگیرند؛ بازخوردهای باکیفیت از مشتریان، مسیر بهبودها را روشن می‌کند و کارایی بازخوردها به سرعت تغییرات عملی را تسهیل می‌کند؛ در نتیجه، سطح یادگیری تیمی بالا می‌رود و محصول به مرور بهتر می‌شود.

۲) مدل لافاستو و لارسون 

اصل بنیادی

مدل اثر بخشی تیم لافاستو و لارسون که با نام همبستگی، تعادل و هم‌آمیزش منابع شناخته می‌شود، این مدل اثربخشی تیم روی هم‌افزایی منابع انسانی و هماهنگی بهتر بین نقش‌ها تمرکز دارد. هدف اصلی این است که با هماهنگی بیشتر اعضا و بهره‌گیری از توان‌های مختلف آنان، تیم بتواند با کارایی بیشتری به اهدافش برسد. در نتیجه، همکاری منظم‌تر، تقسیم وظایف دقیق‌تر، اعتماد سازی در تیم و ارتباط بازتر میان اعضا به بهبود عملکرد و دستیابی سریع‌تر به نتایج کمک می‌کند.

گام‌های اجرایی

• نقشه مهارت‌ها و پوشش کمبودها با استفاده از ماتریس مهارت.
• کارگاه‌های تیم‌سازی برای ایجاد اعتماد و تعامل.
• جلسات بازاندیشی منظم به منظور هم‌آمیزش و بهبود مشترک.
• تعریف رفتارهای تیمی و ارزش‌های مشترک.
• اندازه‌گیری انسجام تیمی و رضایت از همکاری.

نمونه عملی

به عنوان مثالی از مدل اثربخشی تیم لافاستو و لارسون ، تیمی را در نظر بگیرید که در واحد بازاریابی با ترکیبی از تخصص‌های تحلیل‌گر داده، تولید محتوا و روابط عمومی، با استفاده از نقشه مهارت‌ها، کمبودهای تیم را شناسایی می‌کند و آموزش‌های لازم را برای بهبود هم‌افزایی و برنامه‌ریزی دقیق‌تر ارائه می‌دهد. این رویکرد به تیم کمک می‌کند تا بهتر بتواند منابع را به‌کار گیرد، نقش‌ها را روشن‌تر تعریف کند و با هم‌افزایی بیشتر، استراتژی‌های بازاریابی را به نتایج ملموس‌تری تبدیل کند. نتیجه نهایی، بهبود کارایی تیم و دستیابی سریع‌تر به اهداف بازاریابی و همچنین بازده بیشتر در مدیریت زمان در محل کار است.

۳) مدل کتزنباخ و اسمیت  

اصل بنیادی

مدل اثر بخشی تیم کتزنباخ و اسمیت، که با نام مدل اثربخشی تیم رهبری تغییر و تیم‌های تغییرپذیر شناخته می‌شود، به‌ویژه برای تیم‌هایی طراحی شده است که در مسیر تغییرات سازمانی قرار دارند. تمرکز اصلی این مدل بر رهبری تغییر، مدیریت مقاومت و ایجاد فرهنگی است که تغییر را بپذیرد و از آن پشتیبانی کند. با استفاده از راهبردهای روشن برای هدایت تیم در مراحل تغییر، تقویت انگیزه اعضا و فراهم‌کردن حمایت‌های ساختاری، این مدل می‌تواند هم سرعت پذیرش تغییر را افزایش دهد و هم تأثیر آن را بر عملکرد و نتایج بهبود بخشد.

گام‌های اجرایی

• بیانیه تغییر (Vision) و هدف مشخص برای تیم.
• تشکیل تیم‌های فرعی برای پیاده‌سازی بخش‌های تغییر.
• ایجاد کانال‌های ارتباطی مؤثر و بازخورد منظم.
• اندازه‌گیری پیشرفت و تنظیم استراتژی.
• تثبیت تغییرات در فرهنگ تیمی در سازمانی.

نمونه عملی

به عنوان مثالی از مدل اثربخشی تیم کتزنباخ و اسمیت، تیمی را در نظر بگیرید که در شرکت پتروشیمی که در حال تغییر فرایندهای ایمنی و بهبود بهره‌وری است، با تکیه بر رهبری تغییر و تشکیل تیم‌های فرعی، استانداردهای جدید را به‌کار می‌گیرد و مقاومت را به فرصت‌های سازنده تبدیل می‌کند. این رویکرد با روشن‌سازی نقش‌ها، ارائه آموزش‌های لازم و جلب مشارکت کارکنان، مسیر اجرای تغییر را هموار می‌کند و با پایش مستمر، نتایج بهبود ایمنی و کارایی را سریع‌تر به دست می‌آورد. به‌این ترتیب، چالشی که در ابتدا وجود داشت، به پیشرفت پایدار تبدیل می‌شود.

۴) مدل FSNP تاکمن  

تاکمن با استفاده از مدل FSNP به چهار عامل کلیدی در اثربخشی تیم اشاره می‌کند: فرآیند (Process)، ساختار (Structure)، نفوذ (Influence) و نفوذ اجتماعی (Social Influence). این چهار عامل با هم کارکرد تیم را تعیین می‌کنند؛ فرآیند به چگونگی انجام کارها، ساختار به نحوه سازمان‌دهی افراد، نفوذ به قدرت تصمیم‌گیری و جهت‌دهی تیمی، نفوذ اجتماعی به تعاملات و شبکه‌های ارتباطی اشاره دارد. این مؤلفه‌ها در کنار یکدیگر، روشن می‌کنند که چگونه تیم می‌تواند وظایف را به‌طور مؤثر به انجام رساند، هماهنگی ایجاد کند چابکی در تیم را رقم بزند و در نهایت به نتایج مطلوب برسد.

گام‌های اجرایی

• طراحی فرایندهای کار در سازمان با نقش‌ها و روال‌های روشن.
• تعیین ساختار تیمی و کانال‌های ارتباطی کارآمد.
• تقویت رهبری توجیهی و ایجاد فضای امن برای بیان دیدگاه‌ها.
• تقویت روابط اجتماعی و اعتماد بین اعضا.
• پایش و بهبود مستمر با شاخص‌های FSNP.

نمونه عملی

به عنوان مثالی از مدل اثربخشی تیم تاکمن، تیمی را در نظر بگیرید که در واحد فناوری اطلاعات با به‌کارگیری مدل FSNP، فرایند انجام کار از تحلیل تا پیاده‌سازی را مشخص می‌کند و با این چارچوب، ساختار تیم را بهینه می‌کند تا وظایف به‌طور روان‌تر تقسیم و دنبال شود. این مدل با ارتقای رهبری مشارکتی، اعضا را در تصمیم‌گیری‌ها مشارکت می‌دهد و فضای حمایتی ایجاد می‌کند. همچنین با تقویت روابط اجتماعی و شبکه‌های ارتباطی، همکاری میان تیمی را تسهیل می‌کند تا کار به شیوه‌ای همسو، سریع‌تر و با کیفیت‌تر انجام گیرد و ضمن جلوگیری از بروز تعارض تیمی بین اعضا به نتایج مطلوب منتهی شود.

جمع‌بندی

در دنیای پرشتاب کسب ‌وکار امروز، هیچ مدل واحدی از اثربخشی تیم نمی‌تواند همه نیازهای تیم‌ها را به طور کامل پوشش دهد. بهترین رویکرد، ترکیبی از اصول و فرایندهای این پنج مدل اثر بخشی تیم است که با فرهنگ سازمانی، ساختار تیمی و اهداف پروژه همسو می‌شود. کلید موفقیت در توجه دقیق به نیازهای هر تیم، ایجاد فرایندهای روشن و قابل پیگیری، برقراری ارتباط باز و صادقانه، و اندازه‌گیری منظم عملکرد است.

این رویکرد ترکیبی، انعطاف‌پذیری لازم برای مواجهه با چالش‌های متنوع تیمی را فراهم می‌کند و به سازمان‌ها امکان می‌دهد با بهینه‌سازی منابع انسانی، فناوری و فرایندها، به مزیت رقابتی پایدار دست یابند.با اجرای دوره‌ آموزش کار تیمی در سازمان و به‌کارگیری این مدل‌ها به صورت گام‌به‌گام، می‌توانیم سطح همکاری را ارتقا دهیم، جریان کار را بهبود بخشیم، تصمیم‌گیری‌های مشارکتی را تقویت کنیم و در نهایت بهره‌وری را افزایش داده و به نتایجی پایدار دست یابیم.