ارتباط موثر در کار گروهی و محل کار

مهارت ارتباط تیمی، شریان حیاتی هر رابطه‌ای است و به‌ویژه در رابطه رهبر و تیم و همچنین هم‌تیمی‌ها نقش بنیادی ایفا می‌کند. توانایی رهبران در برقرار کردن ارتباط موثر با زیردستان، تأثیر مستقیم و عمیقی بر انگیزه، رضایت و بهره‌وری افراد دارد و همچنین کیفیت ارتباط بین اعضای تیم را شکل می‌دهد. در این مقاله از مجله ایران پرفورمنس قصد داریم به بررسی موارد مهمی که در ایجاد ارتباط موثر در یک تیم نقش دارد بپردازیم. با ما همراه باشید.

انواع ارتباط موثر در یک تیم

اگر هدف شما به عنوان رهبر، ایجاد تعامل سازنده و داشتن مهارت ارتباط تیمی در محیط کار است، باید به تفاوت‌ها و دام‌های این حوزه آگاه باشید. یکی از موانع اصلی، درک نادرست از ماهیت ارتباط است: ارتباط موثر تنها یک مشکل واحد نیست، بلکه دو فضای مختلف را دربرمی‌گیرد. می‌توان گفت که دو حالت اصلی وجود دارد: ارتباط موثر غیرهمزمان و ارتباط موثر همزمان، که هر کدام قوانین، چارچوب و روش‌های ویژه‌ای برای بهبود دنیای ارتباطات کاری دارند.

در ادامه، به تفصیل به تفاوت این دو حالت می‌پردازیم و استراتژی‌های عملی برای رسیدن به مهارت ارتباط تیمی در هر یک را تشریح می‌کنیم. همچنین به نقش بازخورد، همدلی، شفافیت و تفاوت‌های فرهنگی و ساختاری در رسیدن به یک ارتباط موثر پایدار اشاره می‌کنیمتمامی این موارد را می‌توانید  در دوره  آموزش کار تیمی با امین اسماعیلیان  یاد بگیرید تا بتوانید از طریق بهبود مداوم، بهره‌وری و سلامت تیم را ارتقا دهید.

ارتباط غیرهمزمان

ارتباط موثر غیرهمزمان، ارتباطی است که بین افراد اتفاق می‌افتد و در زمان واقعی اتفاق نمی‌افتد. این به معنای هر نوع ارتباطی است که در یک زمان ارسال و در زمان دیگری دریافت می‌شود. برای درک بهتر این موضوع به این مثال توجه کنید، احتمالاً ایمیل ابتدا به عنوان نوعی ارتباط غیرهمزمان در محل کار به ذهن خطور کرد، اما یادداشت‌ها، پیام‌های صوتی، ویدیوها، کتاب‌ها و بسیاری از رسانه‌های ارتباطی دیگر نیز غیرهمزمان محسوب می‌شوند.

در حالی که همه اینها مهم هستند، اکثریت قریب به اتفاقف در مهارت ارتباط تیمی، ارتباطات غیرهمزمان مبتنی بر متن تلقی می‌شوند: ایمیل‌ها، پیام‌های متنی و موارد مشابه. بنابراین، در ادامه، ما به ارتباط مبتنی بر متن می‌پردازیم و دو نکته کوچک ارائه می‌دهیم که هم برای اعضای تیم و هم برای رهبری در کار تیمی مفید است و در روند کار تفاوت بزرگی ایجاد می‌کنند.

• در ارتباط  موثر غیرهمزمان مثبت‌اندیشی را به متن اضافه کنید

بزرگترین مشکل در یک ارتباط غیر همزمان مثل پیام و یا ایمیل این است که می‌توان طعنه یا طنز خشک را در پیام‌های همسر، شریک زندگی یا دوستان نزدیکمان اشتباه تفسیر کرد. به همین ترتیب، عباراتی که با همکاران کمتر آشنا یا با سطح روابط حرفه‌ای محدود به اشتراک گذاشته می‌شوند، به راحتی می‌تواند خواننده را به برداشت‌های نادرست سوق دهد. این مسئله که اغلب به دلیل نبود نشانه‌های عاطفی یا رویکردهای غیرکلامی که در مکالمات رو در رو وجود دارد، اتفاق می‌افتد می‌تواند مهارت ارتباط تیمی را تحت تاثیر قرار دهد.

تحقیقات نشان می‌دهد که گیرندگان رسانه‌های نوشتاری مانند ایمیل، پیام و چت متنی بیش از سایر قالب‌های ارتباطی دچار «اثر منفی» می‌شوند؛ بدین معنا که در ارتباط موثر غیر همزمان، فقدان نشانه‌های عاطفی می‌تواند پیام را از طرف مخاطب به شکلی منفی‌تر از قصد نویسنده تفسیر کند.

پس می‌توان گفت که در یک کار تیمی موفق با اتکا به مهارت ارتباط تیمی، لازم است با دقت به این نکته توجه کنیم که لحن متن و تفاوت‌های درک بین افراد، به خصوص در ارتباطات غیرهمزمان، می‌تواند به برداشت‌های نادرست منجر شودف پس برنامه‌ریزی دقیق برای بیان روشن و مدیریت درست نیت، از جمله اصول کلیدی موفقیت تیم است.

بنابراین به یاد داشته باشید که نباید لحن نوشتاری گرم و خودمانی را فدای لحنی رسمی‌تر نکنید، مگر اینکه موقعیت (یا تیم وکلا) ایجاب کند. هم‌زمان، هنگام ارزیابی پیام‌های دیگران، نیت مثبت را در نظر بگیرید. در خواندن پیام، از هر گونه سو تعبیر خودداری کنید و وقتی شک داشتید، بهترین حالت ممکن را در نظر بگیرید. در این مسیر، تقویت مهارت ارتباط تیمی به شما کمک می‌کند تا بتوانید با مدیریت لحن، وضوح هدف و بازخورد سازنده، تعاملات غیرهمزمان را به سطحی بهینه‌تر برسانید.

• درخواست نظر یا اجماع

برای رفع مشکلات قید شده در مورد ارتباط موثر غیرهمزمان در تیم، در نقش رهبر، هنگام نگارش برای تیم خود به یاد داشته باشید که اگر پاسخ مشخصی دریافت نکردید، فرض وجود اجماع یا تأیید عمومی نکنید. سکوت به معنای رضایت نیست، حتی وقتی پیام یا اطلاعیه‌ای در کانال همگانی منتشر شده باشد. اگر به اجماع یا تأیید نیاز دارید، صریحاً درخواست کنید.

اگر زمان یا تاریخ مشخصی برای پاسخ‌گویی تعیین کرده‌اید، آن را به وضوح بیان کنید. بسته به شرایط، می‌توانید اعلام کنید که اگر تا مهلت معینی از تیم هیچ نشانی وصول نشد، آن زمان را زمان اجماع فرض خواهید کرد. اما این فرض را به طور خودکار نپذیرید؛ به عنوان یک رهبر، به منظور تقویت مهارت ارتباط تیمی باید از اهمیت روشن بودن فرآیندهای تصمیم‌گیری و درخواست تأیید آگاه باشید تا از بروز تعارضات تیمی جلوگیری کنید.

رعایت اصول ارتباط موثر به ویژه در چارچوب مهارت ارتباط تیمی را در طولانی‌مدت به شما کمک می‌کند تا با جلوگیری از سوءبرداشت‌های ناشی از سکوت یا عدم وضوح، تصمیم‌گیری‌های شفاف‌تری انجام داده و هم‌افزایی تیم را تقویت کنید. در کوتاه‌مدت شاید نیاز باشد برای هر عضو پاسخ مستقلی جمع‌آوری کنید، اما در بلندمدت، این رویکرد می‌تواند از بروز مشکلات رفتاری و بازنگری‌های بیش‌ازحد پروژه جلوگیری کند و زمان و منابع تیم را صرف کار اصلی کند.

ارتباط موثر همزمان

ارتباط موثر همزمان هر شکلی از ارتباط است که در زمان واقعی اتفاق می‌افتد. این به معنای مکالمات رو در رو و همچنین تماس‌های تلفنی و تماس‌های ویدیویی است. این به معنای ارتباط یک به یک و همچنین جلسات گروهی (چه حضوری و چه غیرحضوری) است. ارتباط همزمان چالش‌های جدید زیادی را به همراه دارد، مانند هماهنگی اینکه چه کسی چه زمانی صحبت می‌کند و تأثیرگذاری (یا عدم تأثیرگذاری) بر دیگران از طریق این هماهنگی. در حالی که مکالمات خصوصی و جلسات عمومی هر دو همزمان محسوب می‌شوند، در ادامه بیشتر بر مهارت ارتباط تیمی با کل تیم تمرکز خواهیم کرد.

• آخر از همه صحبت کنید، کمتر صحبت کنید

در جلسه عمومی با کل تیم، مؤثرترین رهبران آخر از همه صحبت می‌کنند و کمتر حرف می‌زنند. آنهاضمن آن که مهارت گوش دادن فعال را به خوبی کسب کرده اند، می‌دانند که به محض شروع صحبت، بر بقیه مکالمه تأثیر می‌گذارند. آنها می‌دانند که اگر سریعاً افکار خود را در مورد موضوع به اشتراک بگذارند، به سرعت مکالمه را تغییر می‌دهند زیرا افراد به آنچه گفته شده واکنش نشان می‌دهند. بنابراین برای تقویت مهارت ارتباط تیمی به جای اینکه ذهن خود را روی کل تیم بارگذاری کنند، سؤالاتی را برای بحث مطرح می‌کنند و سپس مطمئن می‌شوند که همه اعضای تیم قبل از اظهار نظر، فرصتی برای ارائه نظرات خود دارند.

به همین ترتیب، افراد حاضر در جلسه نیز میزان صحبت خود را محدود می‌کنند تا زمانی که مطمئن شوند همه دیدگاه‌ها به اشتراک گذاشته شده‌اند. مزیت ارتباط موثر همزمان این است که اطلاعات در لحظه سریع‌تر جریان می‌یابد. اما عیب آن این است که اعضای تیم فقط آن لحظه را برای ارتباط دارند. اعضا تیم با اطمینان از اینکه همه نظرات خود را به اشتراک می‌گذارند، از آن زمان عاقلانه استفاده می‌کنند.

• رسانه‌های ارتباطی مختلف

هر رسانه ارتباطی مزایا و معایبی دارد. جلسات حضوری، گفتگوهایی غنی از اطلاعات هستند، اما اغلب می‌توانند تحت سلطه افراد برونگرا و پر سر و صدا باشند (و هماهنگی همه در یک مکان همیشه دردسرساز است). در حالی که تماس‌های ویدیویی از مزایای زبان بدن برخوردارند، تحقیقات جدید نشان می‌دهد که برای مکالمات یک به یک، همدلی بیشتری در تماس‌های صوتی اتفاق می‌افتد.

هیچ قالب کاملی برای ارتباط موثر همزمان وجود ندارد. بنابراین، اعضای تیم و رهبران، از همه قالب‌ها به صورت چرخشی استفاده می‌کنند تا مزایا را به حداکثر و معایب را به حداقل برسانند. به یاد داشته باشید که ارتباط موثر همزمان می‌تواند نقش بسزایی در اعتمادسازی در تیم داشته باشد.

جمع بندی

با تقویت این اصول به ویژه از طریق توسعه مهارت‌های کلیدی مانند مهارت ارتباط تیمی، سازمان‌ها نه تنها در پروژه‌های کوتاه‌مدت به کارایی بالاتری می‌رسند بلکه فرهنگ تعاملی سالم و رضایت شغلی بالاتر را در بلندمدت بنیان می‌گذارند و با ایجاد رویکردهای روشن به تصمیم‌گیری و پاسخگویی، هم‌افزایی و کار تیمی را به سطحی پایدار ارتقاء می‌دهند.