آنبوردینگ و همسو سازی در تیم و سازمان

همسو سازی در تیم یا همان “ آنبوردینگ ”، فرآیندی است که طی آن اهداف، ارزش‌ها، روش‌های کاری و توقعات اعضای تیم با استراتژی‌های کلان سازمان همسو می‌شود. وقتی یک عضو جدید به تیم یا سازمان ملحق می‌شود، اولین ساعات و روزها تعیین‌کننده‌ترین دوره برای شکل‌گیری تیم همسو است. در این مقاله  از ایران پرفورمنس، به مفهوم آنبوردینگ، اهمیت آن، چالش‌های رایج، و گام‌های عملی برای دستیابی به همسویی کامل می‌پردازیم. هدف نهایی این نوشته ارائه یک راهنمای کاربردی است تا مدیران، مربیان و اعضای تیم بتوانند با استفاده از رویکردهای ساختاریافته، آنبوردینگ را به یک فرایند ملموس و پیوسته تبدیل کنند.

 مفهوم آنبوردینگ در تیم 

آنبوردینگ در تیم به معنای هم‌راستایی کامل اقدام‌های فردی و گروهی با وظایف تعیین‌شده در تیم، ارزش‌ها و اهداف کلان سازمان است. این مفهوم از دو بخش بنیادی تشکیل می‌شود:

• همسو بودن استراتژیک: هر کار یا پروژه باید به وضوح با هدف‌های اصلی سازمان همسو باشد و مسیر اجرای آن‌ها واضح و همسو با استراتژی کلی گردد.
• همسویی فرهنگی و رفتاری: ارزش‌ها، رفتارها و شیوه‌های ارتباطی اعضای تیم با فرهنگ تیمی و ارزشی سازمان هم‌سو و هم‌راستا شود تا فضای کاری یکپارچه‌ای شکل بگیرد.

در نتیجه، همسوسازی در تیم یک چارچوب مشترک فراهم می‌کند که از هم‌سو بودن اهداف تا نحوه رفتار و ارتباط، همگی در یک جهت حرکت می‌کنند. این فرایند، کارایی را افزایش می‌دهد، تعارضات را کاهش می‌دهد و انگیزه‌ی گروهی را تقویت می‌کند.

چرا همسو سازی در تیم اهمیت دارد؟

وجود تیم همسو در یک سازمان اهداف، ارزش‌ها و رفتارها میان اعضا به ایجاد هماهنگی عملی و تصمیم‌گیری کارآمد منجر می‌شود. وقتی افراد درک مشترکی از وظایف تیم و نقش‌هایشان دارند، دوباره‌کاری و اتلاف وقت کاهش می‌یابد و کارایی افزایش می‌یابد. این فرایند باعث افزایش انگیزه و مسئولیت‌پذیری می‌شود چرا که هر فرد می‌فهمد چگونه تلاش‌هایش به نتیجه‌های کلان سازمان می‌انجامد. در مواجهه با تغییرات محیطی، تیم هم ‌سو بهتر می‌تواند پاسخ دهد و تعارض تیمی کاهش می‌یابد. در نهایت، آنبوردینگ فضای اعتماد، مشارکت و رضایت شغلی را تقویت می‌کند و پایداری تیم را تضمین می‌کند.

چالش‌های رایج در آنبوردینگ نیروی جدید

وقتی همکار جدید وارد سازمان می‌شود، با چند چالش معمول روبه‌روست:

• فرسایش فرهنگی یا کد فاصله: تفاوت‌های فرهنگی، زبان کار، یا عادت‌های کاری می‌تواند منجر به حس فاصله شود.
• عدم وضوح در نقش و انتظارها: نبود شفافیت درباره مسئولیت‌ها و شاخص‌های اندازه‌گیری موفقیت.
• فشار زمان و فراگیری سریع: فشارهای محیط کار می‌تواند منجر به خطاهای اولیه شود.
• درک متفاوت از ارزش‌های سازمانی: ممکن است ارزش‌های شخصی با ارزش‌های سازمان همسو نباشد یا به اندازه کافی توضیح داده نشده باشد.
• کمبود بازخورد و راهنمایی موثر: بدون راهنمایی مناسب، عضو جدید نمی‌تواند به سرعت به ثبات برسد.

برای مقابله با این چالش‌ها، باید یک فرایند منسجم و پیوسته طراحی کرد که از پیش‌آگاهی تا تثبیت عضویت را دربر می‌گیرد.

مزایای آنبوردینگ

همسو سازی در تیم مزایای متعددی برای سازمان‌ها دارد که می‌تواند فرآیند جذب، نگهداشت و رشد نیرو را شکل دهد. در ابتدا، جذب آسان‌تر استعدادهای برتر اتفاق می‌افتد؛ چرا که داشتن برند قابل اعتماد از پیش زمینه‌ای قوی برای جلب توجه کارجویان است. وقتی کارمند بالقوه به وب‌سایت شرکت مراجعه می‌کند، ارزش‌ها، فرهنگ و هدفمندی در تیم به‌طور مستقیم به چشم می‌خورد؛ زیرا بیش از ۷۹٪ از افراد جویای کار قبل از ارسال درخواست، ماموریت و اهداف شرکت را می‌سنجند. 

دوم، نرخ حفظ نیروهای تازه‌کار بهبود می‌یابد. پژوهش‌های Glassdoor نشان می‌دهد سازمان‌هایی که فرایند آنبوردینگ را به درستی اجرا می‌کنند، شاهد افزایش تا ۸۲٪ در ماندگاری تازه‌واردها هستند و از هزینه‌های ناشی از خروج نیروها جلوگیری می‌کنند. سومین مزیت، افزایش بهره‌وری است: کارمندانی که با ابزارها و دانش لازم آشنا می‌شوند، به‌سرعت مشارکت می‌کنند و زمان بیشتری را صرف کارهای عملی می‌نمایند. این فرایند، هم برای کارمند و هم برای سازمان، به یک نتیجه برد-برد می‌انجامد. در نهایت، رشد کسب ‌و کار با همسو سازی در تیم به صورت دقیق محقق می‌شود. ارتباطی حمایتی میان کارمند جدید و مدیر شکل می‌گیرد که نشان‌دهنده تعهد شرکت است و موجب مشارکت بالا و سودآوری بیشتر می‌شود. 

تدوین برنامه‌ی آنبوردینگ

اگر برای آغاز به کار کارمند جدید خود، برنامه‌ای مشخص و منظم نداشته باشید، دستیابی به رضایت، پیشرفت و مولد بودن او در شرکت دشوار خواهد شد. به جای صرف زمان و کاغذ بازی‌های بی‌پایان برای روند استخدام، می‌توانید فرایندها را به شکل مکانیزه و با استفاده از ابزارهای آنلاین ساماندهی کنید.

 پژوهش درباره مزایای روش‌های نوین استخدامی نشان می‌دهد که فناوری می‌تواند تجربه کارمند را از روز اول بهبود دهد و فرآیند را سریع‌تر و ساده‌تر کند. در این مسیر، سراغ پورتال‌های شرکتی بروید که بهترین ابزار برای سهولت‌سازی روز نخست کاری هستند. امروزه بسیاری از شرکت‌ها به این پورتال‌ها مجهزند و با ورود کارمند جدید، او به منابع متنوعی دسترسی پیدا می‌کند: پیام خوشامدگویی از کارفرما، اطلاعات مربوط به روز اول، پیام‌های خوشامدگویی از همکاران، تصاویر تیم، واژگان و اصطلاحات خاص شرکت، نسخه‌ای مجازی از روند کار و آشنایی با هویت مشترک تیم و فرهنگ سازمانی، و سایر جزئیات مربوط به بخش مأموریت و مسئولیت‌های شغلی. 

علاوه بر این، پورتال‌ها اطلاعات حضور در شرکت را از ابتدا تا پایان روز نخست ارائه می‌دهند، از جمله مسیرهای مراجعه، افرادی که باید ملاقات شوند و لباس مناسب. تیم استخدام مسئول فراهم‌آوری رمزها و ابزارهای لازم مانند تلفن و کامپیوتر برای کارمند تازه است. فراموش نکردن توجه به کارمند تازه در مراحل اولیه اهمیت دارد؛ بی‌تفاوت ماندن یا نبود امکانات اولیه می‌تواند به نگرش منفی نسبت به شرکت منجر شود و همکاری با شما ممکن است کوتاه‌مدت باشد. در نهایت، آنبوردینگ موثر، فرصت رشد فردی را تقویت می‌کند که در بلندمدت به نفع شرکت نیز خواهد بود.

نکات کاربردی درباره آنبوردینگ

در این قسمت میخواهیم درباره اجرای فرایند آنبوردینگ و همسو سازی در تیم صحبت کنیم. در ادامه، برخی از بهترین روش‌ها را معرفی می‌کنیم تا از برنامه همسو سازی به صورت حداکثری استفاده کنید.

• سازمان را در اولویت قرار دهید

با توجه به اینکه کارمند جدید به دنبال راهنمایی است، شرایط را به خوبی سازماندهی و کنترل کنید. اگر جلسه معارفه با تیمی دیگر فراموش شد یا چیزی آماده نبود، نااطمینانی و سردرگمی در کارمند ایجاد می‌شود. در حین مدیریت وظایف متعدد، از انتقال پیام‌های متناقض پرهیز کنید. یک نفس عمیق بکشید، تقویم خود را به‌روز کنید و به کارمند جدید نشان دهید که همه چیز تحت کنترل شماست. با ایجاد یک فرایند روشن و قابل پیش‌بینی، حس امنیت و اعتماد را در کارمند تقویت کنید تا ورود او به سازمان به شکل مثبت و بدون استرس انجام شود. ای موضوع به شدت بر کار تیمی موفق در سازمان موثر خواهد بود.

• کارمند جدید را خسته نکنید

یکی از اهداف اصلی آنبوردینگ، افزایش کارایی کارمند جدید در سریع‌ترین زمان ممکن است. به‌کارگیری فشار زیاد از ابتدا، کارآمدی را کاهش می‌دهد. برخی کارهای ساده را از پیش تعیین کنید و برای روزهای ابتدایی برنامه‌ریزی کنید. در آغاز فعالیت، هیچ کار با ضرب‌الاجل فشرده‌ای ارائه نکنید؛ چند روز اول برای یادگیری و آشنایی با اطلاعات مفید اختصاص داده می‌شود.

با تمرکز بر یادگیری ابزارها و فرایندها، کارمند فرصت پیدا می‌کند در کنار توسعه مهارت‌ها، با فرهنگ سازمان هم‌سو شود.

• بازخورد بخواهید

روند استخدام و آنبوردینگ فرایندی قطعی نیست و با گسترش تیم تغییر می‌کند. می‌توانید این فرایند را به‌طور مداوم به‌روزرسانی و بهبود دهید. برای اثرگذاری، از کارمندان جدید به‌ صورت شفاهی در بازه‌های هفتگی و همچنین در پایان دوره کارآموزی بازخورد بخواهید.

برخی از سوالاتی که می‌توانید در هنگام درخواست بازخورد بپرسید:

چه کاری را در هفته اول می‌شد به روشی متفاوت انجام داد؟

آیا نقشه همانی بود که انتظار داشتید؟ چه تفاوت‌هایی وجود دارد؟

آیا آموزش کافی درباره نرم‌افزارها و ابزارها داشتید؟

آیا احساس می‌کنید که از شما به‌خوبی استقبال شده و در فرهنگ شرکت جا افتاده‌اید؟

با چه موانعی روبه‌رو هستید؟

انتظار داشتید در فرایند استخدام چه چیزی به‌گونه‌ای دیگر انجام می‌شد؟

• نقش‌ها و مسئولیت‌ها را مشخص کنید

از همان ابتدا درباره کارت‌های دسترسی، ID کارمندان، کامپیوتر، نرم‌افزارها و دسترسی به بخش‌های مختلف توضیح دقیق بدهید. برای کارمند جدید توضیح دهید که دقیقاً چه کارهایی را باید انجام دهد و از همکارانش چه انتظاری دارید. مسیر راه‌اندازی و دسترسی به منابع لازم را به‌طور واضح مشخص کنید تا کارمند بتواند با کمترین سردرگمی کار خود را آغاز کند.

با رعایت این اصول، فرایند آنبوردینگ نه تنها کارآمدتر می‌شود بلکه کارمندان جدید احساس رضایت، انگیزه و تعهد بیشتری خواهند داشت و روند اعتماد سازی در تیم بهتر شکل خواهد گرفت و در نهایت به بهره‌وری بالاتری دست خواهند یافت.

مدت زمان ایده‌آل برای آنبوردینگ

طبق بررسی‌ها متوجه شده‌ایم که، غالباً نیروهای تازه‌کار بین دو تا پنج ساعت آنبورد می‌شوند. این مدت زمان صرف امضای قراردادها و معرفی به اعضای تیم می‌شود. با این وجود، بخش اصلی فرایند همسو ساز در تیم از وقتی آغاز می‌شود که این کارهای ابتدایی به پایان رسیده باشند.

به طور کلی، یک برنامه آنبوردینگ معمولی می‌تواند بین ۳۰ تا ۹۰ روز یا حتی تا یک سال طول بکشد. در این بازه زمانی، تمام مراحل در یک محیط حمایتی و تحت نظارت انجام می‌گیرد تا کارمند جدید به آرامی با نقش‌ها، فرایندها و فرهنگ سازمان آشنا شود و بتواند با کمترین استرس، به وظایف محول شده پاسخ دهد.

در حالت مطلوب، همسو ساز در تیم و آنبوردینگ نیروی جدید، باید از همان زمان عقد قرارداد آغاز گردد. با ورود کارمند به هفته اول کاری، از او خواسته می‌شود تا به پلتفرم‌ها و ابزارهای مورد استفاده شرکت دسترسی پیدا کند و با تیم‌های مختلف ارتباط برقرار کند. این اقدام نه تنها به بهبود آشنایی با نام‌ها و اعضای تیم کمک می‌کند، بلکه کارمند را از اخبار داخلی شرکت مطلع می‌سازد و او را برای شرکت در رویدادهای اجتماعی و فرهنگی سازمان آماده می‌کند. نتیجه این طراحی، تسهیل انتقال سلسله‌مراتبی، افزایش سرعت سازگاری و ایجاد حس تعلق به شرکت است.

بهترین برنامه برای آنبوردینگ به این صورت است:

روز اول تا هفته اول: اطمینان از موافقت کارمند و آشنا کردن او با پستش

هفته اول تا سه ماه اول: آموزش به کارمند برای انجام کارش. آشنا کردن او با همکاران و در صورت نیاز، نیروی جدید باید طبق اهداف و نیاز سازمان برای بهبود عملکرد خود و تیم در دوره آموزش کار تیمی در سازمان شرکت کند..

سه ماه تا شش ماه: ارزیابی عملکرد کارمند و اطمینان از اینکه تمام چیزهای لازم برای انجام کارش را در اختیار دارد. بازخورد گرفتن از کارمند و تشویق او به مشارکت و همکاری.

شش ماه تا یک سال: طی این مدت کارمند باید با نقشش و شرکت به خوبی آشنا شده باشد. او باید خودش را با فرهنگ سازمانی و شرایط کار در شرکت وفق داده باشد.

جمع بندی

همسو سازی در تیم یک فرایند پیوسته و استراتژیک است که به سرعت ورود و تثبیت عضو جدید در سازمان را تسهیل می‌کند. با طراحی یک مسیر روشن ورود، شفاف‌سازی نقش‌ها، ایجاد شبکه حمایتی، و برگزاری بازخوردهای منظم، سازمان می‌تواند از مزایای افزایش کارایی، انگیزه بیشتر، و کاهش تعارض‌های داخلی بهره‌مند شود. به خاطر داشته باشید که آنبوردینگ فقط به روزهای ابتدایی محدود نمی‌شود؛ بلکه به عنوان یک یک پایدار اثر بخشی تیم باید در فرایندهای آموزشی، ارزیابی عملکرد، و سیاست‌های منابع انسانی نفوذ کند.