ارزیابی منابع انسانی
سازمانها بدون شناخت دقیق از عملکرد کارکنان، نمیتوانند بدانند کدام بخش
از مسیر را درست طی کردهاند و کجا نیاز به تغییر دارند.
ارزیابی منابع انسانی
عملکرد را بسنجید، گفتوگو کنید و زمینه رشد را فراهم کنید
سازمانها بدون شناخت دقیق از عملکرد کارکنان، نمیتوانند بدانند کدام بخش از مسیر را درست طی کردهاند و کجا نیاز به تغییر دارند.
اما ارزیابی عملکرد فقط این نیست که در پایان سال به کارکنان یک امتیاز بدهیم یا مشخص کنیم چه کسی عملکرد بهتری داشته است. ارزیابی زمانی ارزشمند است که به سازمان کمک کند عملکرد واقعی کارکنان را بهتر بشناسد، انتظارات را شفاف کند، نقاط قوت و زمینههای بهبود را مشخص کند و مبنایی برای تصمیمهای درست منابع انسانی باشد.
ما در خدمات ارزیابی و مدیریت عملکرد، به سازمانها کمک میکنیم سیستمی طراحی کنند که عملکرد کارکنان را در ارتباط با اهداف سازمان، انتظارات شغلی، شایستگیها و نتایج واقعی کار بسنجد و از نتایج آن برای تصمیمگیری و توسعه استفاده کنند.
زیرا باور داریم انسانها زمانی بهترین عملکرد خود را نشان میدهند که بدانند از آنها چه انتظاری میرود، عملکردشان چگونه سنجیده میشود و برای بهتر شدن چه حمایتی دریافت خواهند کرد.
و این دقیقاً بخشی از مسیر ما برای:
ساختن سازمانهایی که برازنده انسانها باشد.
آیا کارکنان شما میدانند عملکرد خوب دقیقاً یعنی چه؟
یکی از چالشهای رایج سازمانها این است که کارکنان نمیدانند دقیقاً بر اساس چه معیارهایی ارزیابی میشوند.
گاهی مدیر از نتیجه کار فرد ناراضی است، اما انتظارات خود را از ابتدا بهروشنی بیان نکرده است.
گاهی کارکنان احساس میکنند ارزیابی عملکرد سلیقهای است.
گاهی فرمهای ارزیابی تکمیل میشوند، اما نتیجه آنها هیچ تأثیری بر تصمیمهای سازمان ندارد.
و گاهی نیز ارزیابی عملکرد به یک رویداد سالانه تبدیل میشود؛ رویدادی که در آن مدیر و کارمند پس از ماهها برای اولین بار درباره عملکرد فرد صحبت میکنند.
در چنین شرایطی، ارزیابی عملکرد نهتنها به بهبود عملکرد کمک نمیکند، بلکه میتواند باعث ایجاد بیاعتمادی و مقاومت کارکنان نیز شود.
یک سیستم مؤثر مدیریت عملکرد باید به جای ایجاد ترس از ارزیابی، به ایجاد شفافیت و گفتوگو کمک کند.
مدیریت عملکرد؛ بیشتر از یک ارزیابی سالانه
ما مدیریت عملکرد را یک فرایند مستمر میدانیم، نه یک فرم.
در این رویکرد، ارزیابی عملکرد بخشی از یک چرخه بزرگتر است:
تعیین انتظارات → تعیین اهداف → پایش عملکرد → بازخورد → ارزیابی → بهبود و توسعه → بازنگری اهداف
در این چرخه، کارکنان فقط در پایان دوره درباره عملکرد خود بازخورد دریافت نمیکنند؛ بلکه در طول مسیر میدانند در چه نقطهای قرار دارند، چه کاری را بهخوبی انجام میدهند و برای رسیدن به سطح مطلوب عملکرد، چه تغییراتی لازم است.
مدیران نیز به جای اینکه صرفاً نقش «ارزیاب» داشته باشند، نقش فعالتری در هدایت، بازخورد، حمایت و توسعه کارکنان پیدا میکنند.
این نگاه باعث میشود مدیریت عملکرد از یک فعالیت اداری منابع انسانی به یک ابزار مدیریتی برای بهبود عملکرد سازمان تبدیل شود.
سیستم مدیریت عملکرد چه مسئلهای را حل میکند؟
یک سیستم مناسب مدیریت عملکرد میتواند به بسیاری از پرسشهای مهم سازمان پاسخ دهد:
آیا کارکنان میدانند چه نتایجی از آنها انتظار میرود؟
آیا اهداف فردی با اهداف تیم و سازمان هماهنگ هستند؟
کدام کارکنان عملکرد مطلوبی دارند؟
کدام افراد یا واحدها به حمایت و توسعه بیشتری نیاز دارند؟
چه عواملی باعث پایین بودن عملکرد میشوند؟
آیا مشکل از توانمندی فرد است یا از فرایند، ابزار، مدیریت و شرایط کاری؟
چه کسانی ظرفیت پذیرش مسئولیتهای بیشتر را دارند؟
چه نیازهای آموزشی از دل عملکرد واقعی کارکنان مشخص میشود؟
آیا تصمیمهای مربوط به پاداش، ارتقا و توسعه بر اساس اطلاعات قابل اتکا انجام میشوند؟
سیستم مدیریت عملکرد به سازمان کمک میکند پاسخ این پرسشها را از روی حدس و برداشتهای شخصی، به سمت اطلاعات، شواهد و گفتوگوی حرفهای ببرد.
رویکرد ما به ارزیابی عملکرد
ما معتقدیم هیچ مدل ارزیابی عملکردی که بدون توجه به شرایط سازمان طراحی شود، نمیتواند برای همه کسبوکارها مناسب باشد.
نوع فعالیت سازمان، ساختار، فرهنگ، اندازه سازمان، ماهیت مشاغل، سطح بلوغ مدیریتی و حتی نوع اهداف کسبوکار، بر طراحی سیستم مدیریت عملکرد تأثیر میگذارد.
به همین دلیل، ابتدا تلاش میکنیم منطق عملکرد در سازمان را بشناسیم.
سپس مشخص میکنیم:
- عملکرد مطلوب در هر شغل چیست؟
- چه نتایجی باید حاصل شود؟
- چه رفتارها و شایستگیهایی برای موفقیت ضروری هستند؟
- اهداف فردی چگونه به اهداف تیم و سازمان متصل میشوند؟
- چه شاخصهایی برای سنجش عملکرد مناسب هستند؟
- چه کسانی باید در ارزیابی نقش داشته باشند؟
- ارزیابی در چه دورههایی انجام شود؟
- نتایج ارزیابی چگونه مورد استفاده قرار گیرد؟
هدف این است که سیستم طراحیشده قابل فهم، قابل اجرا، عادلانه و متناسب با واقعیت سازمان باشد.
از «ارزیابی افراد» تا «شناخت عملکرد»
یکی از تفاوتهای مهم رویکرد ما این است که ارزیابی را صرفاً ابزاری برای قضاوت درباره افراد نمیدانیم.
اگر عملکرد یک کارمند پایین است، اولین سؤال نباید این باشد که:
«چه مشکلی در این فرد وجود دارد؟»
بلکه باید پرسید:
«چه عواملی باعث شده عملکرد مورد انتظار محقق نشود؟»
ممکن است فرد به آموزش نیاز داشته باشد.
ممکن است هدف تعیینشده غیرواقعبینانه باشد.
ممکن است ابزار و منابع کافی در اختیار او قرار نگرفته باشد.
ممکن است شرح وظایف و انتظارات شغلی شفاف نباشد.
ممکن است فرایند کاری مشکل داشته باشد.
ممکن است مدیر بازخورد کافی ارائه نکرده باشد.
و البته ممکن است فرد نیز از نظر دانش، مهارت، انگیزه یا شایستگی نیازمند بهبود باشد.
بنابراین، ارزیابی عملکرد باید به جای برچسبزدن به افراد، علت و زمینه عملکرد را بهتر آشکار کند.
خدمات ما در حوزه ارزیابی و مدیریت عملکرد
۱. طراحی و استقرار سیستم مدیریت عملکرد
اگر سازمان شما فاقد یک سیستم منسجم مدیریت عملکرد است، میتوانیم از طراحی چارچوب اولیه تا استقرار آن در سازمان همراه شما باشیم.
در این فرایند، ساختار مدیریت عملکرد متناسب با نیازهای سازمان طراحی میشود و ارتباط میان اهداف سازمان، اهداف واحدها، اهداف شغلی و عملکرد کارکنان مشخص خواهد شد.
هدف، ایجاد سیستمی است که مدیران بتوانند با استفاده از آن عملکرد کارکنان را بهتر هدایت کنند و کارکنان نیز بدانند موفقیت در نقش خود را چگونه باید محقق کنند.
۲. طراحی شاخصها و معیارهای عملکرد
هر شغلی ویژگیهای خاص خود را دارد و نمیتوان عملکرد همه کارکنان را با یک معیار سنجید.
برای برخی مشاغل، نتیجه و خروجی کار اهمیت بیشتری دارد؛ برای برخی دیگر، کیفیت، سرعت، دقت، رضایت مشتری، همکاری تیمی یا رعایت استانداردها اهمیت بیشتری پیدا میکند.
در این خدمت، با توجه به ماهیت مشاغل و اهداف سازمان، معیارها و شاخصهای مناسب عملکرد شناسایی و طراحی میشوند تا ارزیابی کارکنان بر اساس معیارهای روشن و مرتبط با کار انجام شود.
هدف این است که کارکنان بدانند چه چیزی باید اندازهگیری شود و مدیران نیز بدانند بر اساس چه شواهدی باید درباره عملکرد تصمیم بگیرند.
۳. ارزیابی شایستگیهای کارکنان
عملکرد مطلوب فقط به نتیجه نهایی کار مربوط نمیشود؛ نحوه رسیدن به نتیجه نیز اهمیت دارد.
ممکن است فردی به اهداف کوتاهمدت خود برسد، اما برای موفقیت در نقشهای آینده به شایستگیهای بیشتری نیاز داشته باشد.
در ارزیابی شایستگی، قابلیتهایی مانند مهارتهای مدیریتی، ارتباط مؤثر، حل مسئله، کار تیمی، مسئولیتپذیری، یادگیری، رهبری و سایر شایستگیهای مرتبط با هر شغل بررسی میشوند.
این اطلاعات میتواند مبنای مناسبی برای آموزش، توسعه، ارتقا و برنامهریزی مسیر شغلی کارکنان ایجاد کند.
۴. طراحی فرایند بازخورد و گفتوگوی عملکرد
ارزیابی بدون بازخورد، بخش مهمی از ارزش خود را از دست میدهد.
کارکنان باید بدانند چه کاری را بهخوبی انجام دادهاند، در چه زمینههایی نیاز به بهبود دارند و برای بهتر شدن چه اقداماتی باید انجام دهند.
به همین دلیل، در کنار طراحی ابزارهای ارزیابی، به فرهنگ و فرایند گفتوگوی عملکرد نیز توجه میکنیم.
هدف این است که جلسه عملکرد به یک گفتوگوی دوطرفه تبدیل شود؛ گفتوگویی که در آن مدیر و کارمند درباره نتایج، چالشها، نقاط قوت، زمینههای بهبود و اقدامات آینده صحبت میکنند.
۵. ارزیابی ۳۶۰ درجه
برای برخی جایگاهها، بهویژه نقشهای مدیریتی و مشاغلی که تعامل گستردهای با دیگران دارند، ارزیابی از سوی یک مدیر بهتنهایی نمیتواند تصویر کاملی از عملکرد فرد ایجاد کند.
در ارزیابی ۳۶۰ درجه، دیدگاه افراد مختلفی که با فرد در ارتباط کاری هستند میتواند در ارزیابی او مورد توجه قرار گیرد.
این رویکرد میتواند به افراد کمک کند تصویری کاملتر از نقاط قوت و زمینههای قابل بهبود خود به دست آورند و بهخصوص برای توسعه مدیران و رهبران سازمان کاربرد داشته باشد.
ارزیابی عملکرد چگونه به توسعه کارکنان متصل میشود؟
یکی از مهمترین ارزشهای یک سیستم مدیریت عملکرد این است که نتایج آن نباید در یک گزارش یا فرم باقی بماند.
اگر ارزیابی نشان دهد یک کارمند در مهارتی نیاز به توسعه دارد، این اطلاعات باید به برنامه آموزشی و توسعهای او متصل شود.
اگر مشخص شود فردی آمادگی پذیرش مسئولیتهای بزرگتر را دارد، میتوان این اطلاعات را در مسیر شغلی و جانشینپروری مورد استفاده قرار داد.
اگر عملکرد فردی به دلیل مشکلات فرایندی پایین باشد، سازمان میتواند به جای تمرکز صرف بر آموزش فرد، فرایند را اصلاح کند.
به این ترتیب، مدیریت عملکرد به یکی از حلقههای اصلی سیستم منابع انسانی تبدیل میشود:
عملکرد → شناسایی نیاز → توسعه → بهبود عملکرد
این ارتباط میان ارزیابی و توسعه، یکی از پایههای رویکرد ما در طراحی سیستمهای منابع انسانی است.
نتایج ارزیابی؛ مبنایی برای تصمیمهای مهم منابع انسانی
اطلاعات حاصل از مدیریت عملکرد میتواند در بسیاری از تصمیمهای منابع انسانی مورد استفاده قرار گیرد.
از جمله:
- شناسایی کارکنان با عملکرد بالا
- شناسایی نیازهای آموزشی
- برنامهریزی توسعه کارکنان
- شناسایی استعدادها
- برنامهریزی مسیر شغلی
- جانشینپروری
- تصمیمگیری درباره ارتقا
- شناسایی مشکلات عملکردی
- طراحی برنامههای بهبود عملکرد
- بهبود فرایندهای کاری
- تقویت گفتوگوی مدیر و کارکنان
- ایجاد ارتباط منطقیتر میان عملکرد و پاداش
البته نتایج ارزیابی باید متناسب با سیاستها و ساختار سازمان مورد استفاده قرار گیرد و نباید بدون طراحی مناسب، به ابزاری برای تصمیمگیریهای عجولانه تبدیل شود.
وقتی ارزیابی عملکرد درست طراحی شود، چه اتفاقی میافتد؟
یک سیستم مناسب میتواند تغییرات مهمی در تجربه کارکنان و عملکرد سازمان ایجاد کند.
شفافیت بیشتر
کارکنان بهتر میدانند از آنها چه انتظاری میرود و موفقیت در شغلشان چگونه تعریف میشود.
گفتوگوی بهتر میان مدیر و کارکنان
مدیریت عملکرد فرصتی ایجاد میکند تا گفتوگو درباره عملکرد، به جای زمانی که یک مشکل جدی ایجاد شده است، بهصورت مستمر انجام شود.
تصمیمگیری بهتر
مدیران و منابع انسانی اطلاعات بیشتری برای تصمیمگیری درباره توسعه، ارتقا و سایر اقدامات مرتبط با کارکنان در اختیار خواهند داشت.
شناسایی بهموقع مشکلات
مشکلات عملکردی زمانی ارزشمندتر شناسایی میشوند که هنوز فرصت اصلاح آنها وجود دارد.
توسعه هدفمندتر
آموزش کارکنان میتواند بر اساس نیازهای واقعی عملکردی طراحی شود، نه صرفاً بر اساس حدس یا درخواستهای پراکنده.
افزایش احساس عدالت
وقتی معیارها، انتظارات و فرایند ارزیابی شفاف باشند، احتمال اینکه کارکنان ارزیابی را منصفانهتر درک کنند افزایش مییابد.
همراستایی بیشتر
اهداف کارکنان، تیمها و سازمان بهتر به یکدیگر متصل میشوند و افراد بهتر میدانند فعالیت روزانه آنها چگونه به نتایج بزرگتر سازمان کمک میکند.
یک سیستم خوب، فقط برای کارکنان ضعیف نیست
گاهی مدیریت عملکرد فقط زمانی جدی گرفته میشود که فردی عملکرد نامطلوبی داشته باشد.
اما یک سیستم حرفهای باید برای همه کارکنان ارزش ایجاد کند.
برای کارکنان با عملکرد پایین، مسیر بهبود ایجاد میکند.
برای کارکنان با عملکرد متوسط، زمینه رشد و افزایش توانمندی فراهم میکند.
برای کارکنان با عملکرد بالا، امکان دیدهشدن، توسعه و پذیرش مسئولیتهای بیشتر را فراهم میکند.
و برای مدیران، اطلاعات لازم برای هدایت بهتر تیم را ایجاد میکند.
در نهایت، سازمان نیز تصویری روشنتر از ظرفیت انسانی خود به دست میآورد.
تجربه کارکنان از ارزیابی برای ما مهم است
ما معتقدیم سیستمی که از نظر منابع انسانی بسیار دقیق طراحی شده باشد، اما کارکنان آن را پیچیده، تهدیدکننده یا غیرمنصفانه بدانند، نمیتواند بهخوبی عمل کند.
به همین دلیل، در طراحی سیستم مدیریت عملکرد تلاش میکنیم زبان و فرایند ارزیابی برای کارکنان شفاف و قابل فهم باشد.
کارکنان باید بدانند:
چرا ارزیابی میشوند؟
چه چیزی ارزیابی میشود؟
چه کسی عملکرد آنها را ارزیابی میکند؟
نتایج ارزیابی چه کاربردی دارد؟
اگر عملکردشان نیاز به بهبود داشته باشد، چه حمایتی دریافت خواهند کرد؟
شفافیت در این موارد، به ایجاد اعتماد کمک میکند و ارزیابی را از یک فرایند یکطرفه به بخشی از تجربه حرفهای کارکنان تبدیل میکند.
فرایند همکاری ما با سازمان شما
طراحی سیستم مدیریت عملکرد را با یک نسخه آماده برای همه سازمانها آغاز نمیکنیم.
ابتدا سازمان را میشناسیم.
گام اول: شناخت سازمان
اهداف، ساختار، فرهنگ، فرایندها، مشاغل و رویکرد فعلی سازمان به عملکرد بررسی میشود.
گام دوم: بررسی وضعیت موجود
مشخص میشود سازمان در حال حاضر چگونه عملکرد کارکنان را مدیریت میکند، چه ابزارهایی دارد و مهمترین چالشهای موجود چیست.
گام سوم: طراحی چارچوب مدیریت عملکرد
مدل مناسب متناسب با شرایط سازمان طراحی میشود و ارتباط میان اهداف، شاخصها، شایستگیها و ارزیابی مشخص میشود.
گام چهارم: طراحی ابزارها
فرمها، شاخصها، مدلهای ارزیابی، دستورالعملها و سایر ابزارهای مورد نیاز متناسب با مدل طراحی میشوند.
گام پنجم: آمادهسازی مدیران و کارکنان
سیستم زمانی موفق خواهد بود که افرادی که قرار است از آن استفاده کنند، منطق و نحوه اجرای آن را بدانند. بنابراین آموزش و آمادهسازی مدیران و کارکنان نیز بخشی از مسیر است.
گام ششم: اجرا و پایش
سیستم در عمل اجرا میشود و بازخوردهای حاصل از اجرا برای اصلاح و بهبود آن مورد استفاده قرار میگیرد.
هدف ما طراحی سیستمی نیست که فقط روی کاغذ زیبا باشد؛ هدف، ایجاد سیستمی است که در زندگی واقعی سازمان قابل استفاده باشد.
خروجیهای خدمات مدیریت عملکرد
بسته به نیاز و سطح بلوغ سازمان، خروجی پروژه میتواند شامل موارد زیر باشد:
- مدل جامع مدیریت عملکرد
- چارچوب ارزیابی عملکرد
- شاخصها و معیارهای عملکردی
- مدل شایستگی
- فرمها و ابزارهای ارزیابی
- فرایند و دستورالعمل مدیریت عملکرد
- چارچوب تعیین اهداف
- فرایند بازخورد عملکرد
- مدل ارزیابی ۳۶۰ درجه
- برنامههای بهبود عملکرد
- گزارشهای تحلیلی عملکرد
- آموزش مدیران و ارزیابان
- پیشنهادهای توسعهای بر اساس نتایج ارزیابی
خروجی نهایی، متناسب با نیاز سازمان و اهداف پروژه تعیین میشود.
چه زمانی سازمان شما به بازطراحی سیستم مدیریت عملکرد نیاز دارد؟
اگر در سازمان شما یکی از این اتفاقها رخ میدهد، احتمالاً زمان بازنگری سیستم مدیریت عملکرد فرا رسیده است:
کارکنان نمیدانند دقیقاً بر چه اساسی ارزیابی میشوند.
مدیران در ارزیابی کارکنان اختلاف نظر زیادی دارند.
ارزیابیها بیش از حد به نظر شخصی مدیر وابسته هستند.
فرمهای ارزیابی تکمیل میشوند اما نتیجه آنها استفاده نمیشود.
کارکنان ارزیابی عملکرد را ناعادلانه میدانند.
اهداف کارکنان با اهداف سازمان ارتباط روشنی ندارند.
نتایج ارزیابی به آموزش و توسعه کارکنان متصل نیست.
ارتقا و پاداش بدون ارتباط مشخص با عملکرد انجام میشود.
مدیران فقط در پایان سال درباره عملکرد کارکنان صحبت میکنند.
سازمان نمیداند چه کسانی عملکرد بالا دارند و چه کسانی به حمایت بیشتری نیاز دارند.
در چنین شرایطی، مسئله فقط «ضعف فرم ارزیابی» نیست؛ ممکن است سازمان به یک بازنگری جدی در سیستم مدیریت عملکرد نیاز داشته باشد.
ارزیابی برای قضاوت نیست؛ برای بهتر شدن است
ما معتقدیم ارزیابی عملکرد نباید به ابزاری برای پیدا کردن مقصر تبدیل شود.
هدف اصلی آن باید کمک به سازمان و کارکنان برای پاسخ دادن به یک سؤال ساده اما مهم باشد:
«چطور میتوانیم بهتر عمل کنیم؟»
گاهی پاسخ این سؤال به آموزش نیاز دارد.
گاهی به تغییر یک فرایند.
گاهی به حمایت بیشتر مدیر.
گاهی به تعیین اهداف روشنتر.
گاهی به اصلاح یک تصمیم سازمانی.
و گاهی به تغییر رفتار یا تقویت یک شایستگی در فرد.
یک سیستم حرفهای مدیریت عملکرد باید بتواند این تفاوتها را ببیند و به سازمان کمک کند به جای واکنشهای عجولانه، تصمیمهای دقیقتری بگیرد.
ارزیابی بهتر، سازمان بهتر
وقتی عملکرد کارکنان بهدرستی شناخته شود، سازمان تصویر روشنتری از سرمایه انسانی خود خواهد داشت.
میداند چه کسانی نقاط قوت مهمی دارند.
میداند کجا باید سرمایهگذاری آموزشی انجام دهد.
میداند کدام مدیران به توسعه بیشتری نیاز دارند.
میداند کدام افراد آمادگی پذیرش مسئولیتهای جدید را دارند.
و مهمتر از همه، کارکنان بهتر میدانند چه نقشی در موفقیت سازمان دارند.
ما به دنبال ساختن سیستمهایی هستیم که هم به سازمان برای رسیدن به اهدافش کمک کنند و هم به کارکنان فرصت بدهند توانمندیهای خود را بشناسند، رشد کنند و اثرگذاری بیشتری داشته باشند.
چون از نگاه ما، عملکرد بهتر زمانی ارزشمند است که در کنار آن، تجربه بهتر کار کردن برای انسانها نیز شکل بگیرد.
آمادهاید عملکرد را به یک مزیت سازمانی تبدیل کنید؟
اگر احساس میکنید سیستم ارزیابی عملکرد سازمان شما دیگر پاسخگوی نیازهای امروز نیست، اگر ارزیابیها بیش از حد سلیقهای انجام میشوند، یا اگر میخواهید برای اولین بار یک سیستم حرفهای و متناسب با سازمان خود طراحی کنید، میتوانیم در این مسیر همراه شما باشیم.
از شناخت وضعیت موجود و طراحی مدل مناسب تا طراحی شاخصها، ابزارهای ارزیابی، آموزش مدیران و استقرار سیستم؛ هدف ما این است که مدیریت عملکرد به یک فرایند واقعی، کاربردی و اثرگذار در سازمان شما تبدیل شود.
عملکرد را بهتر بشناسیم، بهتر هدایت کنیم و بهتر توسعه دهیم.
برای ساختن سازمانهایی که برازنده انسانها باشد.
خدمات ما در ارزیابی منابع انسانی
مدیریت عملکرد کارکنان