تجزیه و تحلیل شغل چیست؟ و چگونه یک سند تجزیه و تحلیل شغل کارآمد تدوین کنیم؟
شناختِ دقیقِ مهارتها و مسئولیتهای مورد نیاز در هر موقعیت شغلی، به شما کمک میکند تا تیم قویتری بسازید و فرآیندهای کاریتان را بهینه کنید. با این کار، نه تنها در جذب و استخدام افراد مناسب عملکرد بهتری خواهید داشت، بلکه میتوانید پرداختیهای عادلانهتری در نظر بگیرید و عملکرد همکارانتان را بر اساس معیارهای واقعی بسنجید. به این فرآیندِ شناخت و مستندسازی دقیقِ نقشها، «تجزیه و تحلیل شغل»Job Analysis گفته میشود.
در ادامه این مطلب، بررسی میکنیم که چرا سازمانها به این کار نیاز دارند و چگونه میتوانید آن را به صورت اصولی در کسبوکارتان اجرا کنید.
تجزیه و تحلیل شغل چیست؟
تحلیل مشاغل در سازمان، بخش مهمی از مدیریت منابع انسانی محسوب می شود. تجزیه و تحلیل شغل فرایندی است که از طریق آن ماهیت و ویژگی های هریک از مشاغل در سازمان بررسی و اطلاعات کافی درباره آن ها جمع آوری و ارائه می شود. با تجزیه و تحلیل شغل مشخص می شود که هرشغل چه وظایفی را در برمی گیرد و برای انجام شایسته آن چه مهارت ها ،قابلیت ها و توانایی هایی لازم است.
چرا تجزیه و تحلیل شغل مهم است؟
سند تجزیه و تحلیل شغل زیربنای سایر اقدامات منابع انسانی است. دادههای جمعآوری شده در فرایند تجزیه و تحلیل، در بخشهای مختلفی مورد استفاده قرار میگیرد و اغلب فرایندهای منابع انسانی براساس تحلیل شغل انجام می شود. سند تجزیه و تحلیل شغل که از آن به عنوان سند مادر در منابع انسانی نام برده می شود، یک دید کلی راجع به مهمترین نیازمندیهای هر جایگاه شغلی در اختیار شما میگذارد و به شما کمک میکند که بهترین و متناسبترین فرد را برای جایگاه شغلی مد نظر خود استخدام کرده و یا نیروهای فعلی خود را برای دستیابی به موفقیت، راهنمایی کنید.
موارد استفاده از نتایج سند تجزیه و تحلیل شغل
اطلاعات سند تجزیه و تحلیل مشاغل در وظایف مختلف منابع انسانی کاربرد دارند. کسب و کارهای مختلف معمولا از نتایج تجزیه و تحلیل شغل در موارد زیر استفاده می کنند.
1. برنامه ریزی منابع انسانی:
از شرح شغل می توان برای برنامه ریزی نیروی انسانی استفاده کرد.
2. کارمندیابی:
برای کارمندیابی و همچنین تنظیم آگهی استخدامی لازم است اطلاعاتی درباره ویژگی های شغل و مهارت های مورد نیاز برای انجام آن وجود داشته باشد تا بتوان فرد مناسبی را پیدا کرد.
3. استخدام:
فرایند انتخاب و استخدام در اصل تناسب شغل و شاغل است،یعنی شناسایی و انتخاب شایسته ترین و مناسب ترین فرد برای شغل .بنابراین سند تجزیه و تحلیل شغل نقش مهمی در انتخاب شایسته کارکنان خواهد داشت.
4. جامعه پذیری و آموزش:
اطلاعات سند تجزیه و تحلیل شغل بخش مهمی از برنامه آنبوردینگ و دوره های آموزشی را تعیین می کند.
5. بهداشت و ایمنی:
معمولا خطرات موجود در کار یا نکات ایمنی در محیط کار در سند تجزیه و تحلیل شغل مشخص می شود.
6. ارزیابی عملکرد:
برای تشخیص عملکرد فرد در سطح مورد انتظار، باید شرح دقیقی از وظایف شاغل وجود داشته باشد، تا قضاوت در مورد چگونگی عملکرد فرد صحیح و عادلانه باشد.
7. حقوق و دستمزد:
تجزیه و تحلیل شغل درجه سختی آن شغل،وظایف و مسئولیت های موجود در آن ،مهارت ها و توانایی های لازم برای انجام دادن آن ، و نیز ارزش آن شغل را نسبت به سایر مشاغل در سازمان مشخص می کند و براساس آن جدول پرداخت حقوق و دستمزد به طور عادلانه تهیه می شود.
8. طراحی شغل:
از اطلاعات تجزیه و تحلیل شغل می توان در طراحی شغل و بازارایی عناصر و وظایف تشکیل دهند آن استفاده کرد.
دو خروجی بسیار مهم تجزیه و تحلیل شغل
تجزیه و تحلیل شغل حداقل دو خروجی بسیار مهم دارد: شرح شغل و شرایط احراز شغل.
شرح شغل (Job Description) دربارهی ویژگیهای شغل است و شرایط احراز شغل (Job Specification) از ویژگیهای فرد شاغل.
برای اینکه تفاوت این دو مفهوم را بهتر درک کنید، این مثال را ببینید:
فرض کنید شرکت دی جی کالا قصد دارد یک کارشناس پشتیبانی در مرکز پاسخگویی به مشتریان ناراضی استخدام کند که وظیفه دارد روزانه پاسخگوی ۶۰ تماس تلفنی از سمت مشتریان ناراضی و شاکی باشد و شکایات آن ها را در سامانه CRM ثبت کند. این که باید 60 تماس تلفنی را در روز پاسخ دهد و ثبت کند مربوط به شرح شغل این کارشناس است . و اینکه او باید فردی باشد برخوردار از آستانه تحمل و تاب آوری بالا،هوش هیجانی مناسب و توانایی مدیریت خشم در موقعیت های تنش زا به شرایط احراز مربوط می شود.
گام های تجزیه و تحلیل شغل چیست؟
تا اینجا با مفهوم و هدف اصلی تجزیه و تحلیل شغل آشنا شدید، در ادامه قصد داریم به مراحل اجرای آن نیز بپردازیم. تجزیه و تحلیل شغلی باید با استفاده از مراحل و گامهای مشخصی صورت بگیرد. برای اجرای دقیق و موفق یک تجزیه و تحلیل شغلی، این مراحل را بهترتیب دنبال کنید:
۱. بررسی کلی سازمان و اهداف آن و هماهنگی آن با مشاغل سازمان:
در مرحله اول کل سازمان بررسی می شود تا معلوم شود که مشاغل فعلی با اهداف کلی سازمان همسوئی دارد یا خیر .برای این کار چارت کلی سازمان ترسیم و ساختار واحدها و مشاغل مختلف و ارتباط آن ها بایکدیگر تحلیل می شود.
2. جمع آوری اطلاعات لازم با کمک روش های مختلف تحلیل مشاغل:
در مرحله دوم با استفاده از روش های مختلف تجزیه و تحلیل شغل، اطلاعات لازم درباره هر شغل جمع اوری می شود.
3. تنظیم شرح شغل:
در مرحله سوم فرایند تجزیه و تحلیل شغل، با استفاده از اطلاعات به دست آمده شرح شغل تنظیم می شود.
4.تنظیم شرایط احراز شغل:
مرحله چهارم از فرایند تجزیه و تحلیل شغل تنظیم شرایط احراز است. در این مرحله براساس ویژگی های شغل،شرایط احراظ تنظیم می شود.
5.طراحی شغل:
در این مرحله با استفاده از اطلاعاتی که طی مراحل چهارگانه به دست آمده استطراحی شغل انجام می شود
روش های تجزیه و تحلیل شغل
معمولا برای جمع آوری اطلاعات درباره شغل از شش روش استفاده می شود.
-
مشاهده :
مشاهده مستقیم روند کار روشی است که برای تحلیل مشاغل نسبتا ثابت، یکنواخت و تکراری استفاده می شود.تحلیلگر انجام کار به وسیله شاغل یا شاغلان را تحت نظر می گیرد و روش انجام ان ر اشرح می دهد. این روش برای مشاغل پیچیده مثل وکالت،مهندسی نرم افزار و… به دلیل اینکه زمان مشاهده طولانی می شود مناسب نیست.
تحلیل شغل از طریق مشاهده مستقیم،تخصصی است و باید افرادی را برای این منظور آموزش داد یا از مشاورانی کمک گرفت که بدانند در جستجوی چه باید باشند و چه چیزهایی را یادداشت کنند.
-
مصاحبه
متداول ترین شیوه جمع آوری اطلاعات درباره مشاغل روش مصاحبه است.در ارتباط مستقیم،مسائلی مشخص خواهد شد که معمولا در روش های دیگر به دست نمی آید. ولی باید جو اعتماد را در مصاحبه ایجاد کرد تا مصاحبه شونده به سوالات جواب نادرست ندهد.
بعد از مصاحبه ، اطلاعات جمع آوری شده باید مرور و صحت آن ها تایید شود.
-
پرسشنامه
این روش کم هزینه ترین روش جمع آوری اطلاعات است و می توان در زمان کوتاهی، اطلاعات زیادی به دست آورد.پس پرسشنامه در شرایطی که باید اطلاعات زیادی را در زمانی کوتاه و با هزینه ای کم به دست بیاوریم مناسب است.اما پاسخ دهنده ها ممکن است به همه سوالات جواب ندهند یا پاسخ درست ندهند.
-
ثبت جریان کار
در روش ثبت وقایع از متصدی شغل درخواست می شود که همه فعالیت هایی را که در طول روز انجام می دهد یادداشت کند.این روش بهترین روش برای کسب اطلاعات دست اول در باره چگونگی انجام کار است.این روش به دلیل اینکه ثبت فعالیت های روزانه ، باید برای مدتی طولانی ادامه پیدا کند تا همه وظایف شغل ثبت شود، بسیار هزینه بر و زمان بر است.
-
نشست متخصصان:
در این روش جلساتی تشکیل می شود و از کسانی که دانش و اطلاعات زیادی درباره شغل دارند دعوت و نظرخواهی می شود و سرپرستان شغل ویژگی های شغل را برای تحلیل گر بیان می نمایند.
-
سایت O*net
یکی از منابع شناختهشدهی بینالمللی که در زمینه تجزیه و تحلیل شغل میتواند به شما کمک کند، سایت O*Net است.
O*NET (Occupational Information Network) شبکه اطلاعات مشاغل است که در ایالات متحده فعالیت میکند.شرح شغل های موجود در پایگاه اطلاعاتی«اونت» مطالب بسیار ارزشمندی دارد که می تواند مبنایی برای شرح شغل قرارگیرد، و در ان وظایف، دانش مورد نیاز، مهارت های ضروری و توانایی های لازم شرح داده شده است.
اجزای یک تجزیه و تحلیل شغل کار آمد
در مورد اجزای یک تجزیه و تحلیل شغل دیدگاههای مختلفی وجود دارد، اما یک تجزیه و تحلیل شغل کارآمد میبایست حداقل در برگیرنده بخشهای زیر باشد:
عنوان شغل:
نامی که برای هر پست سازمانی انتخاب می شود. و عرف آن شغل است.مثل مدیر منابع انسانی،مدیر مالی یا کارشناس فروش
هدف شغل:
این شغل چرا در سازمان ایجاد شده. در این قسمت از فرم وظایف اصلی شغل به صورت کلی ارائه و نوع ارتباط اداری متصدی شغل با دیگران در داخل و خارج سازمان بیان می شود.
شرح وظایف و مسئولیت ها:
این شغل چه وظایفی را شامل میشود و چه مسئولیتهایی بر عهده این شاغل این شغل است؟
این بخش از فرم به شرح جزئیات و وظایف و مسئولیت های شغل اختصاص دارد.
شرایط احراز:
کسی که در این موقعیت شغلی قرار بگیرد باید چه تحصیلاتی داشته باشد؟
آیا به سابقه کار نیاز داریم؟ این سابقه کار در چه حوزههایی مهم است؟
این قسمت از فرم به نیازمندی ها و الزامات لازم برای انجام یک شغل اشاره دارد که شامل دانش، مهارت ها،توانایی ها، قابلیت ها، ویژگی ها و تجربیات فردی است که باید در این موقعیت شغلی قرار بگیرد.
معیار های ارزیابی عملکرد:
در بعضی موارد فرم تجزیه و تحلیل شغل شامل معیارهای عملکرد نیز می شود. فهرستی از شاخص ها که می توان به وسیله آن ها عملکرد واقعی متصدی شغل را در انجام وظایف و مسئولیت های واگذار شده به او که در شرح شغل آمده است ارزیابی کرد.
شرایط کار:
شامل شرایط فیزیکی محیط کار. از جمله آلودگی صوتی و سر وصدا،آلودگی هوا،شلوغی،اشعه،گرما یا سرمای شدید و خطرات شغلی است.
چه کسی در سازمان باید تجزیه و تحلیل شغل را انجام دهد؟
تحلیل شغل،کاری تخصصی است و باید توسط کارشناسان ماهر و آموزش دیده انجام شود. برای جمع آوری اطلاعات در باره شغل از متخصصان، سرپرستان،متصدیان یا ترکیبی از آن ها استفاده می شود. صرف نظر از اینکه از چه کسانی اطلاعات جمع آوری می شود،جمع آوری کننده اطلاعات باید حرفه ای باشد، همچنین پردازش، طبقه بندی و نتیجه گیری از اطلاعات باید توسط افراد متخصص و مجرب انجام شود . این کار نباید بر عهده افراد غیر حرفه ای گذاشته شود .تاکید می شود که تحلیل شغل یکی از وظایف زیربنایی منابع انسانی است و باید کارشناسان مستقلی در سازمان برای آن در نظر گرفته شود.
البته سازمان هایی که گاه به گاه به تحلیل مشاغل می پردازند و هزینه تخصیص واحدی جداگانه به این منظور برایشان مقدور نیست، بهتر است از خدمات متخصصان و تحلیلگران خارج از سازمان استفاده کنند
منابع:
مدیریت منابع انسانی -دکتر آرین قلی پور
مبانی سازمان و مدیریت-دکتر محمد مقیمی
ACADEMY TO INNOVAT HR-AIHR
دیدگاهتان را بنویسید