طراحی شغل چیست؟ (رویکردها-مدل ها و راهبرد ها)
علی تعریف می کرد که: «هروز مثل قبل بود.روی خط مونتاژ منتظر می ماندم تا قطعات به جای خودش برسد.آن ها را باز می کردم و روی خودرو ها می بستم،و بعد باید سیم ها را وصل می کردم . همین طور قطعه بعدی و بعدی، هشت ساعت در روز کارم شده بود انجام دادن همین کار. برایم اهمیت نداشت که به ازای هر ساعت چقدر به من پرداخت می کنند. دیگر داشتم دیوانه می شدم. چندسال بود که هر روز داشتم همین کار را می کردم. نمی خواستم بفیه عمرم را در همین کار سپری کنم.خط مونتاژ داشت مغزم را از کار می انداخت.بلاخره استعفا دادم.الان در یک دفتر فنی مشغول به کار هستم و درآمدم از کار قبلی کمتر است.ولی این کار را واقعا دوست دارم.کارم همیشه چالش برانگیز است و دائما در حال یادگیری چیزهای جدیدی هستم، هر روز باید مشکلات جالبی را حل کنم.الان دیگر هر روز صبح منتظرم تا وقتش بشود و دوباره سر کار برم.
شغل علی شامل وظایف تکراری بود که در آن هیچ تنوعی وجود نداشت، هر چند که حقوق خوبی بابت این شغل دریافت می کرد. به همین دلیل تصویر شغلش در ذهنش محدود به یک سری کارهای روتین و بیمعنا شده بود و در این شرایط، انگیزه و رضایت شغلی او کاهش یافته بود.
اینجاست که طراحی شغل اهمیت پیدا می کند. پژوهش ها نشان داده اند که طراحی شغل روی سلامت و حالِ خوب کارمندها، رضایت شغلی و تعهدشان، و همینطور روی بهرهوری و خلاقیت آن ها تأثیر مستقیم دارد.
در این مقاله، قصد داریم اصول و پایههای طراحی شغل و نقش منابع انسانی در آن رابررسی کنیم؛ بهعلاوه اینکه چطور این فرآیند می تواند به سازمان ها کمک کند تا شغلهایی خلق کنند که هم ارزش واقعی برای سازمان بسازند و هم برای کارمند، انگیزه بخش و درگیرکننده باشند. در نهایت، یک چارچوب علمی و اثباتشده معرفی میکنیم که به شما کمک می کند شغلهای بهمراتب بهتری طراحی کنی.
طراحی شغل چیست؟
طراحی شغل Job Desing پاسخ به این سؤال است که چگونه کار را تعریف کنیم تا هم کار درست انجام شود و هم کارکنان در انجام آن فرسوده نشوند؟طراحی شغل به معنای ساختاردهی وظایف، مسئولیتها و منابع کاری به گونهای است که هم سازمان بتواند به اهداف خود برسد و هم کارکنان احساس ارزشمندی، انگیزه و رضایت داشته باشند.
طراحی شغل فرآیند چیدمانِ نقشها و مسئولیتها است، به گونه ای که سازمان بتواند به اهدافش برسد و از طرفی، انگیزه و رضایت کارمندها هم کاهش پیدا نکند. این فرآیند شامل مشخص کردن دقیق کارها و اولویت و ترتیب انجام آن ها است ، همین چنین پیدا کردن منابع و حمایتهایی که نیروها برای عملکرد بهتر به آن ها نیاز دارند. یک طراحی شغلِ حرفه ای، نقاط قوت افراد را می بیند و فرصتهایی برای رشد و یادگیری مهارتهای جدید برایشان می سازد.
شغلهایی که خوب طراحی شده اند، باعث افزایش بهرهوری و خروجی باکیفیتتر میشوند. به علاوه ، به رضایت شغلی بیشتر، کمتر شدن غیبتها و کاهش نرخ خروج کارکنان هم کمک میکنند. برعکس، شغلهایی که به طور اصولی طراحی نشده اند، عملاً نیروها را به سمت بی انگیزگی و نارضایتی از شغل هدایت می کنند.
تفاوت «طراحی شغل» و «طراحی مجدد شغل»
طراحی شغل (Job Design) در زمان ایجاد یک نقش یا پست سازمانی جدید انجام میشود. به معنای ساختاردهی اولیه وظایف، مسئولیتها و روابط کاری برای یک موقعیت شغلی جدید است. همچنین هدف اصلی طراحی شغل تعیین ساختار اولیه کار (چگونه انجام شدن وظایف) و ترکیب مهارتها برای پاسخ به نیازهای سازمان و فرد است. طراحی شغل از صفر و بر اساس اهداف کلان سازمان و تجزیه و تحلیل وظایف آغاز میشود
در حالی که طراحی مجدد شغل (Job Redesign) روی مشاغلی که از قبل وجود دارند و در حال اجرا هستند، پیاده می شود. روی تغییر و بهبود مشاغل موجود برای سازگاری با شرایط جدید یا افزایش بهرهوری اطلاق تمرکز دارد. رفع مشکلات عملکردی، کاهش نارضایتی شغلی، یا تطبیق دادن نقشها با تغییرات محیطی درون و بیرون سازمان. طراحی مجدد شغل از بررسی عملکرد یا رضایت کارکنان در شغلِ فعلی شروع میشود تا تغییراتی مثل غنیسازی یا گسترش وظایف اعمال گردد.
4 رویکرد بنیادین در طراحی شغل
طراحی شغل را میتوان از دیدگاههای مختلفی انجام داد. هر رویکرد بر جنبه خاصی از کار تأکید دارد؛ برخی بر افزایش بهرهوری و کاهش هزینه، برخی بر انگیزه و رضایت کارکنان و برخی دیگر بر تناسب کار با انسان و عملکرد کل سیستم تمرکز میکنند. مهمترین رویکردها عبارتاند از:
۱. رویکرد مدیریت علمی و مهندسی صنایع :
در رویکرد مدیریت علمی، نقطه شروع طراحی شغل، افزایش بهرهوری و کارایی است. هدف این است که فعالیتهای کاری با کمترین اتلاف زمان، انرژی و هزینه انجام شوند و در عین حال، عملکرد کارکنان نیز افزایش پیدا کند.
در این رویکرد، کار به اجزای کوچک و مشخص تقسیم میشود و تلاش میشود حرکات، فعالیتها و مراحل غیرضروری از فرایند کار حذف شوند. در نتیجه، فرد معمولاً یک مجموعه محدود از وظایف مشخص را بارها تکرار میکند. تکرار مداوم باعث میشود فرد در انجام همان فعالیتهای مشخص مهارت و سرعت بیشتری پیدا کند.
این شیوه برای مشاغلی که ماهیتی ساده، مشخص و تکراری دارند، میتواند کارآمد باشد؛ زیرا استانداردسازی و تخصصی شدن فعالیتها امکان افزایش سرعت و کنترل بهتر فرایند را فراهم میکند.
با این حال، همین ویژگی میتواند به نقطه ضعف این رویکرد تبدیل شود. وقتی شغل بیش از اندازه ساده، یکنواخت و تکراری باشد، ممکن است کارکنان احساس کنند فرصت چندانی برای استفاده از تواناییهای خود ندارند. در چنین شرایطی، خستگی، بیحوصلگی، نارضایتی و کاهش انگیزه میتواند افزایش پیدا کند. بنابراین، تمرکز صرف بر کارایی ممکن است ابعاد انسانی شغل را نادیده بگیرد.
۲. رویکرد انگیزشی :
رویکرد انگیزشی تا حد زیادی در واکنش به محدودیتهای تقسیم بیش از حد کار شکل گرفته است. اگر یک شغل فقط به مجموعهای از فعالیتهای کوچک و تکراری محدود شود، احتمال دارد فرد به مرور احساس کند کارش فاقد معنا و جذابیت است. پیامد این وضعیت میتواند کاهش انگیزه، نارضایتی، خستگی و حتی افت عملکرد باشد.
در رویکرد انگیزشی، بنابراین، طراحی شغل فقط به این سؤال محدود نمیشود که «چگونه میتوان کار را سریعتر و ارزانتر انجام داد؟» بلکه سؤال مهم دیگری نیز مطرح میشود: «چگونه میتوان شغل را به گونهای طراحی کرد که فرد از انجام آن احساس رضایت و انگیزه بیشتری داشته باشد؟»
به همین دلیل، در این رویکرد تلاش میشود ویژگیهایی مانند تنوع، مسئولیت، استقلال، معناداری و فرصت استفاده از توانمندیهای فردی در طراحی شغل مورد توجه قرار گیرد.
یکی از چارچوبهای شناختهشده در این زمینه، مدل ویژگیهای شغل است که تلاش میکند رابطه میان ویژگیهای شغل، تجربه روانشناختی کارکنان و پیامدهایی مانند انگیزش و رضایت شغلی را توضیح دهد.
۳. رویکرد سیستمی:
رویکرد سیستمی نگاه خود را از یک وظیفه یا یک فرد فراتر میبرد و شغل را به عنوان بخشی از یک سیستم بزرگتر بررسی میکند.
از منظر تفکر سیستمی، تقسیم کار به فعالیتهای بسیار کوچک همیشه بهترین راهحل نیست. اگر هر فرد فقط بخش کوچکی از فرایند را انجام دهد و ارتباط آن فعالیت با نتیجه نهایی را نبیند، ممکن است هم انگیزه او کاهش پیدا کند و هم فرصت تصمیمگیری و حل مسئله از او گرفته شود.
در این رویکرد، به جای اینکه تعداد زیادی فعالیت ساده و جدا از هم به افراد مختلف واگذار شود، میتوان مجموعهای از فعالیتهای مهم و مرتبط را در اختیار یک فرد یا یک تیم قرار داد. در چنین شرایطی، کارکنان علاوه بر انجام کار، در حل مسئله، تصمیمگیری و بهبود فرایند نیز نقش پیدا میکنند.
برای مثال، تصور کنید در یک فرایند تولید، کنترل کیفیت کاملاً به یک واحد جداگانه سپرده شود و کارگر تولید صرفاً مسئول ساخت محصول باشد. در مقابل، میتوان طراحی کار را به گونهای انجام داد که خود کارکنان تولید نیز مسئولیت کیفیت محصول، شناسایی نقصها و اصلاح مشکلات مربوط به کارشان را بر عهده داشته باشند. در این حالت، تصمیمگیری برای حل بسیاری از مشکلات در همان سطحی انجام میشود که مشکل ایجاد شده است.
یکی از ویژگیهای مهم رویکرد سیستمی این است که طراحی شغل فقط از دید یک متخصص انجام نمیشود. دیدگاه کارکنان، سرپرستان، مدیران و سایر افرادی که با فرایند در ارتباط هستند نیز مورد توجه قرار میگیرد. همچنین بررسی میشود که فعالیت هر فرد چه تأثیری بر عملکرد کل فرایند دارد.
۴. رویکرد ارگونومیک:
در رویکرد ارگونومیک، نقطه تمرکز اصلی تناسب میان انسان و شغل است. به عبارت ساده، به جای اینکه انتظار داشته باشیم انسان خود را با هر نوع ابزار، محیط یا شیوه کاری تطبیق دهد، تلاش میشود کار و محیط کار متناسب با ویژگیهای انسان طراحی شود.
در این رویکرد، علاوه بر مسائل مربوط به روش انجام کار، عواملی مانند ویژگیهای جسمانی، تواناییهای زیستی، شرایط محیطی و جنبههای روانشناختی کارکنان نیز در نظر گرفته میشوند.
برای مثال، ارتفاع میز و صندلی، نحوه قرارگیری ابزارها، میزان نیروی مورد نیاز برای انجام کار، وضعیت بدن هنگام کار، میزان روشنایی و شرایط محیطی میتوانند بر کیفیت عملکرد و سلامت فرد تأثیر بگذارند.
هدف نهایی طراحی ارگونومیک این است که میان سلامت و ایمنی کارکنان، رضایت شغلی و بهرهوری تعادل مناسبی ایجاد شود. بنابراین، شغلی که از دیدگاه ارگونومیک بهخوبی طراحی شده، شغلی است که با محدودیتها و تواناییهای واقعی انسان سازگار باشد و برای انجام آن، فرد مجبور نباشد دائماً با شرایط نامناسب محیط یا ابزارها مقابله کند.
در واقع، پیام اصلی این رویکرد را میتوان چنین خلاصه کرد: کار باید برای انسان طراحی شود، نه اینکه انسان مجبور باشد خود را با یک کار نامناسب تطبیق دهد.
مدل انگیزشی هاکمن و اولدهام (ویژگی های شغل ) در طراحی شغل
مدل ویژگیهای شغل توسط ریچارد هاکمن و گرگ اولدهام ارائه شد. این مدل یکی از شناختهشدهترین رویکردها برای توضیح رابطه میان طراحی شغل و انگیزه کارکنان است.
ایده اصلی مدل ساده است: نوع طراحی یک شغل میتواند بر میزان انگیزه، رضایت و کیفیت عملکرد فرد تأثیر بگذارد. وقتی کارکنان احساس کنند کاری که انجام میدهند معنادار است، در انجام آن اختیار دارند و از نتایج عملکرد خود اطلاع پیدا میکنند، احتمال بیشتری دارد که با انگیزه و مسئولیتپذیری بیشتری کار کنند.
هاکمن و اولدهام پنج ویژگی اصلی را برای طراحی یک شغل انگیزاننده معرفی میکنند:
۱. تنوع مهارتی(Skill Variety)
شغل تا چه اندازه فرد را به استفاده از مهارتها، تواناییها و استعدادهای مختلف نیازمند میکند؟ هرچه انجام یک شغل به مجموعه متنوعتری از مهارتها نیاز داشته باشد، احتمال اینکه فرد آن را جذابتر و چالشبرانگیزتر تجربه کند، بیشتر است.
مثال: شغلی که فرد در آن فقط یک فعالیت تکراری انجام میدهد، تنوع مهارتی پایینی دارد؛ اما شغلی که فرد باید هم تحلیل کند، هم با مشتری ارتباط داشته باشد و هم برای حل مسئله تصمیم بگیرد، تنوع مهارتی بیشتری دارد.
۲. هویت وظیفه (Task Identity)
هویت وظیفه به این موضوع اشاره دارد که فرد تا چه اندازه میتواند یک کار را از ابتدا تا انتها انجام دهد و نتیجه نهایی آن را ببیند.
وقتی کارکنان فقط بخش کوچکی از یک فرایند بزرگ را انجام میدهند، ممکن است ارتباط خود را با نتیجه نهایی کار از دست بدهند. در مقابل، وقتی فرد مسئولیت یک فعالیت کامل را بر عهده دارد، راحتتر میتواند نقش خود را در نتیجه نهایی ببیند.
۳. اهمیت وظیفه (Task Significance)
این ویژگی نشان میدهد کاری که فرد انجام میدهد تا چه اندازه بر زندگی، کار یا رفاه دیگران تأثیر میگذارد.
اگر کارکنان بدانند کارشان برای مشتریان، همکاران، جامعه یا حتی سایر واحدهای سازمان اهمیت دارد، احتمال بیشتری دارد که شغل خود را معنادار تجربه کنند.
مثال: یک کارشناس منابع انسانی زمانی که بداند تصمیمها و اقدامات او میتواند بر تجربه کاری و رشد دهها یا صدها نفر تأثیر بگذارد، احتمالاً اهمیت بیشتری برای نقش خود قائل خواهد شد.
۴. استقلال (Autonomy)
استقلال یعنی فرد تا چه اندازه در انجام کار خود آزادی عمل و اختیار تصمیمگیری دارد.
در مشاغلی که همه جزئیات کار از قبل تعیین شده و فرد تقریباً هیچ اختیاری برای انتخاب روش انجام کار ندارد، استقلال پایین است. اما وقتی کارکنان درباره روش انجام کار، اولویتبندی فعالیتها یا نحوه حل مسائل اختیار داشته باشند، احساس مسئولیت بیشتری نسبت به نتایج کار پیدا میکنند.
۵. بازخورد (Feedback)
بازخورد به میزان اطلاعاتی اشاره دارد که فرد درباره نتایج واقعی عملکرد خود دریافت میکند.
کارکنان باید بتوانند بفهمند عملکردشان تا چه اندازه موفق بوده است، چه چیزی را درست انجام دادهاند و در چه بخشهایی نیاز به اصلاح دارند. بازخورد میتواند از خودِ فرایند کار، مشتری، مدیر، همکاران یا سیستمهای ارزیابی عملکرد دریافت شود.
سه راهبرد اصلی برای طراحی مجدد شغل
طراحی شغل همیشه به معنای ایجاد یک شغل جدید نیست. گاهی میتوان با تغییر نحوه انجام کار، دامنه وظایف یا میزان اختیار کارکنان، همان شغل موجود را به شکلی جذابتر و انگیزانندهتر طراحی کرد. سازمانها معمولاً برای کاهش یکنواختی کار، افزایش انگیزه و رضایت کارکنان و ایجاد انعطافپذیری بیشتر در نیروی کار، از سه استراتژی اصلی برای بازطراحی مشاغل استفاده میکنند: چرخش شغلی، توسعه شغلی و غنیسازی شغلی.
۱. چرخش شغلی(Job Rotation)
چرخش شغلی یکی از روشهایی است که میتواند یکنواختی و روزمرگی ناشی از انجام مداوم یک فعالیت را کاهش دهد. در این روش، کارکنان در بازههای زمانی مشخص از یک وظیفه یا موقعیت شغلی به موقعیت دیگری منتقل میشوند و برای مدتی مسئولیت فعالیت متفاوتی را بر عهده میگیرند.
این جابهجایی معمولاً در مشاغلی با سطح سازمانی مشابه انجام میشود و به کارکنان فرصت میدهد مهارتهای مختلفی را تجربه کنند. به همین دلیل، چرخش شغلی گاهی در کنار مفهوم آموزش متقابل (Cross Training) مطرح میشود؛ زیرا کارکنان با فرایندها و وظایف بخشهای مختلف آشنا میشوند و در صورت نیاز میتوانند در بیش از یک حوزه فعالیت کنند.
برای مثال، یک سازمان میتواند کارشناس واحد منابع انسانی را در دورههای مشخص با فعالیتهای مختلفی مانند جذب و استخدام، آموزش و توسعه و امور کارکنان آشنا کند. چنین تجربهای علاوه بر ایجاد تنوع در کار، درک فرد از فعالیتهای سازمان را نیز افزایش میدهد.
چرخش شغلی برای سازمان نیز مزایایی دارد. کارکنانی که تجربه انجام چند فعالیت را دارند، انعطافپذیری بیشتری برای جایگزینی یکدیگر خواهند داشت و سازمان در زمان غیبت، جابهجایی یا کمبود نیروی انسانی، گزینههای بیشتری در اختیار خواهد داشت.
البته چرخش شغلی زمانی اثربخش است که جابهجاییها با برنامهریزی انجام شوند. اگر کارکنان بدون آموزش کافی بین وظایف مختلف جابهجا شوند، این روش ممکن است به جای افزایش انگیزه، موجب سردرگمی یا کاهش بهرهوری شود.
۲. توسعه شغلی (Job Enlargement)
توسعه شغلی به معنای گسترش افقی دامنه وظایف یک شغل است. در این روش، وظایف جدیدی که معمولاً از نظر سطح مسئولیت مشابه وظایف قبلی هستند، به شغل اضافه میشوند تا فرد به جای انجام یک فعالیت محدود و تکراری، مجموعه گستردهتری از فعالیتهای مرتبط را بر عهده بگیرد.
برای نمونه، فرض کنید یک کارمند تنها مسئول ثبت اطلاعات مشتریان باشد. در طراحی مجدد شغل، میتوان وظایفی مانند بررسی اولیه اطلاعات، پاسخگویی به برخی درخواستهای مشتریان و پیگیری تکمیل پروندهها را نیز به مسئولیت او اضافه کرد. در این حالت، دامنه شغل گستردهتر شده، اما سطح اختیار و مسئولیت مدیریتی فرد لزوماً افزایش پیدا نکرده است.
هدف اصلی توسعه شغلی، افزایش تنوع فعالیتها و کاهش یکنواختی کار است. با این حال، اضافه کردن وظایف به یک شغل بهتنهایی تضمین نمیکند که انگیزه کارکنان افزایش پیدا کند. اگر وظایف جدید صرفاً به حجم کار اضافه کنند، بدون اینکه تنوع، معنا یا اختیار بیشتری ایجاد شود، حتی ممکن است نتیجه معکوس داشته باشد.
۳. غنیسازی شغلی (Job Enrichment)
غنیسازی شغلی با توسعه شغلی تفاوت مهمی دارد. در توسعه شغلی، معمولاً تعداد و دامنه وظایف در سطح افقی افزایش پیدا میکند؛ اما در غنیسازی شغلی، تلاش میشود عمق شغل افزایش یابد.
در این رویکرد، به کارکنان اختیار، مسئولیت و قدرت تصمیمگیری بیشتری داده میشود تا بتوانند نقش فعالتری در برنامهریزی، اجرای کار، حل مسائل و ارزیابی نتایج داشته باشند.
برای مثال، اگر کارمند صرفاً وظیفه اجرای یک فرایند را بر عهده داشته باشد، میتوان بخشی از اختیار برنامهریزی کار، انتخاب روش انجام آن، حل مشکلات مرتبط و بررسی نتایج را نیز به او واگذار کرد. در این حالت، الزاماً وظایف بیشتری به فرد اضافه نشده است؛ بلکه سطح اختیار و مسئولیت او در همان شغل افزایش یافته است.
غنیسازی شغل زمانی میتواند اثربخش باشد که کارکنان احساس کنند در کار خود استقلال، مسئولیت، امکان یادگیری و فرصت اثرگذاری دارند. این رویکرد بهویژه با دیدگاههای نوین طراحی شغل و مدل ویژگیهای شغل هاکمن و اولدهام ارتباط نزدیکی دارد.
وظیفه طراحی یا طراحی مجدد شغل در سازمان را چه کسی باید انجام دهد؟
طراحی و طراحی مجدد شغل، فرایندی تخصصی است و بهتر است به صورت مستقل و صرفاً بر اساس نظر یک مدیر یا سرپرست انجام نشود. واحد منابع انسانی معمولاً نقش اصلی را در هدایت این فرایند بر عهده دارد؛ اما برای رسیدن به یک طراحی اثربخش، همکاری کارشناسان منابع انسانی با مدیران، سرپرستان و خود کارکنانی که شغل را انجام میدهند ضروری است. از آنجا که طراحی شغل باید همزمان نیازهای سازمان، ماهیت فرایندها و تجربه واقعی کارکنان را در نظر بگیرد، اطلاعات شغلی بهتر است از افرادی جمعآوری شود که با کار درگیر هستند و سپس توسط کارشناسان متخصص تحلیل و به تصمیمهای طراحی تبدیل شود. در رویکرد سیستمی نیز تأکید میشود که دیدگاه کارکنان، سرپرستان، مدیران و سایر افراد مرتبط با فرایند در طراحی شغل مورد توجه قرار گیرد.
بنابراین، در سازمانهای بزرگتر میتوان این مسئولیت را به کارشناسان متخصص طراحی شغل، منابع انسانی یا توسعه سازمان سپرد و در سازمانهایی که چنین تخصصی در داخل مجموعه وجود ندارد، استفاده از مشاوران متخصص بیرونی میتواند گزینه مناسبی باشد.
طراحی شغل فقط درباره تعیین وظایف و مسئولیتها نیست؛ بلکه درباره این است که چگونه کار را به شکلی طراحی کنیم که هم سازمان عملکرد بهتری داشته باشد و هم انسانها بتوانند در آن کار، معنا، انگیزه، اختیار و فرصت رشد را تجربه کنند. همانطور که در این مقاله دیدیم، انتخاب رویکرد مناسب برای طراحی شغل، توجه به ویژگیهای انگیزاننده شغل و استفاده درست از روشهایی مانند چرخش، توسعه و غنیسازی شغلی میتواند به بهبود تجربه کارکنان و عملکرد سازمان کمک کند.
اگر احساس میکنید برخی مشاغل سازمان شما بیش از حد تکراری شدهاند، کارکنان از نقش خود رضایت ندارند یا بین ساختار شغل و نیازهای واقعی سازمان فاصله ایجاد شده است، وقت آن رسیده که طراحی مشاغل را دوباره بررسی کنید. با یک ارزیابی اصولی میتوان نقاط قابل بهبود را شناسایی و مشاغلی طراحی کرد که هم برای سازمان ارزش ایجاد کنند و هم برای کارکنان، معنادارتر و انگیزانندهتر باشند.
منابع:
رفتار سازمانی – رابینز و جاج
مدیریت منابع انسانی – دکتر آرین قلی پور
مدیریت عمومی -دکتر سید مهدی الوانی
دیدگاهتان را بنویسید